Как грамотно подготовить инструкцию?


Автор статьи: Каверина Зоя Юрьевна,
руководитель проектов ГК "БизнесРешение"

Эффективная работа автоматизированной системы зависит от правильного подхода к её использованию.

Для эффективного функционирования автоматизированной системы необходимо, чтобы пользователи эксплуатировали ее в соответствии с заложенными алгоритмами. Обеспечить правильную эксплуатацию поможет качественно составленная инструкция. Пользователю такая инструкция будет служить подсказкой для грамотного обращения, которое послужит залогом успешной работы алгоритмов системы. Как же написать инструкцию, чтобы она была понятной и в то же время способствовала выполнению пользователем своих функций?

Чтобы составить инструкцию, нужно подробно изучить сценарий управления объектом автоматизации. На составителе инструкции лежит большая ответственность, и ему требуется детально вникнуть в сценарий, чтобы четко представлять, какие пользователи будут эксплуатировать систему и какие функции на них возложены.

Идеальной можно считать ситуацию, при которой функции пользователей разделены достаточно четко для того, чтобы составить инструкцию для каждой роли в отдельности. Это позволит включить в инструкцию только то, что действительно нужно пользователю и упростит ориентирование в ней. В ходе изучения сценария управления объектом автоматизации следует составить перечень ролей пользователей и выделить те действия, которые выполняет пользователь этой роли, а также указать информационный объект, которым в АС регистрируется действие.

Затем можно приступать к разработке самих инструкций. Целесообразно включить в инструкцию следующие разделы:

  • Оглавление, чтобы пользователю было проще искать необходимую информацию.
  • Справочник операций, включающий все действия, которые выполняет пользователь, и информационные объекты, которыми операции отражаются в АС. По этому справочнику пользователь быстро и без труда поймет, что, как и в каком порядке он должен регистрировать в АС.
  • Описание стандартных команд в АС. Наличие этого раздела позволит не включать подробное описание способов копирования или удаления в каждый раздел с информационными объектами. В них можно будет сделать ссылку на текущий раздел инструкции.

Также инструкция должна содержать описание каждого информационного объекта, с которым придется работать пользователю. В этот раздел следует включить подробнейшее описание методики работы с информационным объектом, обязательно уточнив следующую информацию:

  • Назначение информационного объекта.
  • Размещение информационного объекта в интерфейсе.
  • Способ работы с информационным объектом, учитывающий особенности роли пользователя. Вовсе не обязательно пользователь будет создавать элемент информационного объекта. Возможно, он будет выполнять какой-либо бизнес-процесс по объекту, например, его согласование.

При упоминании реквизитов информационного объекта нужно уточнить, какую именно информацию должен указать в реквизите пользователь, или кратко пояснить как происходит автоматическое заполнение, если оно предусмотрено.

Инструкцию имеет смысл, не скупясь, подкрепить картинками, ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз прочитать. Глядя на картинки, пользователь должен убедиться в том, что он сделал именно то, что написано в инструкции, и результат его действий вышел правильным.

При составлении инструкций главное помнить, что пользователи – это люди, которые впервые видят текущую автоматизированную систему. Необходимо помочь им использовать ее таким образом, при котором все данные будут введены корректно, а сама система будет работать максимально эффективно.