Внедрение систем электронного документооборота на предприятии


Автор статьи: Дунюшкин Фёдор Иванович,
ведущий аналитик ГК "БизнесРешение"

Больше, чем программа: СЭД - это обновлённый подход к управлению всеми процессами предприятия.

Внедрение электронного документооборота — это сложный и, зачастую, болезненный процесс, предполагающий формализацию всех деловых процедур и документов организации и последующее обеспечение выполнения этих процедур исключительно с помощью автоматизированной системы электронного документооборота.

Область действия СЭД распространяется на все без исключения деловые процедуры и документы организации – этим единая система электронного документооборота резко отличается от любой другой автоматизированной системы.

  • фаза диагностики организации;
  • фаза создания комплекса средств автоматизации;
  • фаза внедрения системы.

Трудности, которые возникают при внедрении системы электронного документооборота на предприятии, лежат как в методологической, так и в организационной областях. Трудности в методологической области вытекают из необходимости полной формализации всех документов и процедур организации. Это процесс всегда предшествует внедрению системы электронного документооборота. Трудности в организационной области заключаются в перестройке устоявшихся каналов взаимодействия в организации.

Автоматизация документооборота делает видимыми и позволяет контролировать все деловые процессы организации и действия каждого её сотрудника, а также выводит за рамки учёта результаты, полученные по итогам неформальных коммуникаций.

Эти трудности становятся главными рисками, которые организация системы электронного документооборота может спровоцировать даже на предприятиях с высокой степенью организационной зрелости.

Компания «БизнесРешение» выработала сценарий внедрения системы электронного документооборота на базе прикладного решения 1С:Документооборот, который существенно снижает риски проекта. В настоящей статье вы найдёте описание внедрения системы электронного документооборота такого типа и её основные параметры.

Зачем нужна система электронного документооборота

Полноценное внедрение электронного документооборота в организации всегда преследует главную цель — обеспечить строгое, повсеместное и контролируемое выполнение установленных в организации регламентов взаимодействия подразделений и сотрудников. При этом предполагается, что входом и выходом из каждой деловой процедуры организации является определённый документ.

Система автоматизации документооборота — это инфраструктурный проект, в котором программно-информационный комплекс автоматизированной системы становится инфраструктурой обработки документов в соответствии с регламентами организации.

Полноценная система электронного документооборота обеспечивает:

  • автоматическую маршрутизацию обработки входящих, внутренних и выходных документов организации;
  • возможность согласования документов с внесением исправлений по этапам согласования и хранением всей истории изменения документа;
  • контроль сроков выполнения сотрудниками отдельных задач, которые возникают в процессе выполнения деловых процедур;
  • автоматическое разграничение прав доступа сотрудников к документам в соответствии с организационной структурой, должностью и участием сотрудника в той или иной процедуре;
  • хранение и обеспечение быстрого поиска документов по видам, группам и другим признакам.

При выполнении проекта автоматизации документооборота в конкретной организации во внедряемую систему должны закладываться все деловые правила и нормы, отражённые в регламентах, действующих в организации.

Учитывая, что любая организация со временем претерпевает изменения, информационная система электронного документооборота содержит инструменты настройки новых бизнес-процессов.

Сценарий внедрения электронного документооборота

Разработанный нашей командой сценарий создания системы электронного документооборота на предприятии включает в себя три крупные фазы:

  • фаза диагностики организации;
  • фаза создания комплекса средств автоматизации;
  • фаза внедрения системы.

Фаза диагностики организации

Фаза диагностики организации предполагает тщательный аудит организационной структуры, документов и процедур, которые применяются в организации. Всё это должна учитывать единая система электронного документооборота.

Результатом изучения документов является их детальная классификация с описанием набора реквизитов и процедур обработки документов каждого вида.

Результатом изучения организационной структуры является полное описание полномочий и обязанностей сотрудников организации в соответствии со штатным расписанием и применяемыми регламентами.

Результатом изучения деловых процедур организации является описание процедур каждого вида с полным перечислением нормативных документов, в соответствии с которыми должна выполняться та или иная процедура.

Окончательным результатом фазы диагностики является детальное техническое задание на создание системы электронного оборота предприятия. Техническое задание включает в себя результаты диагностики, а также перечисляет требования к автоматизации контроля выполнения регламентов, выдаваемым отчётам, правам доступа и всем остальным особенностям проектируемой системы автоматизации документооборота.

В техническое задание включаются описания всех возможных сценариев взаимодействия сотрудников организации, которые должны применяться после внедрения системы.

Для каждого сценария в техническом задании описывается процедура приёмочных испытаний, которая подтверждает соответствие созданной системы электронного документооборота предъявленным требованиям.

Важной частью предпроектной диагностики является определение ожидаемой нагрузки на систему и формулирование проектных решений по системно-технической инфраструктуре и оптимизации нагрузки на компоненты обработки и хранения данных.

Фаза создания комплекса средств автоматизации документооборота

Фаза создания комплекса средств автоматизации заключается в создании и развёртывании в организации программно-информационного комплекса, который удовлетворяет всем требованиям технического задания.

В зависимости от характера требований, предъявляемых техническим заданием, эти требования могут реализовываться путём настроек и/или ввода нормативно-справочной информации в исходное прикладное решение либо путём дополнения исходной конфигурации системы автоматизации документооборота новыми прикладными алгоритмами.

После завершения разработки программно-информационного комплекса выполняется его приёмка в соответствии с программой приёмочных испытаний.

Для систем электронного документооборота с высокой ожидаемой нагрузкой выполняется нагрузочное тестирование на реальных вычислительных мощностях организации.

После успешного тестирования планируются и выполняются организационно-технические мероприятия по подготовке системы к запуску.

Фаза внедрения системы электронного документооборота

Цель фазы внедрения системы — обеспечить полный ввод в действие системы автоматизации документооборота.

В зависимости от планируемого количества видов документов ввод в действие СЭД может выполняться в один или несколько этапов.

Этапность ввода системы в действие должна быть проработана уже на фазе диагностики и отражена в Техническом задании.

Во время ввода системы электронного документооборота в действие выполняется непрерывный мониторинг функционирования системы, который должен обеспечить корректное применение системы в соответствии с регламентами организации с первого дня эксплуатации системы.

Внедрение электронного документооборота считается завершённым только тогда, когда в организации запущены все сценарии применения системы, описанные в техническом задании.

По итогам фазы внедрения выпускается оценка эффективности системы – документ, который подтверждает соответствие созданной системы электронного документооборота критериям успеха проекта, которые были установлены в техническом задании.

Автоматизированная система электронного документооборота даёт Руководству предприятия возможность полного контроля за процессами в организации и эффективный инструмент измерения эффективности каждого процесса.

Длительность проекта внедрения системы электронного документооборота составляет 4-8 месяцев. Окончательная длительность проекта определяется количеством регламентов организации, которые предусматривает автоматизация документооборота на предприятии.