Больше, чем программа: СЭД - это обновлённый подход к управлению всеми процессами предприятия
Внедрение электронного документооборота — это сложный и, зачастую, болезненный процесс, предполагающий формализацию всех деловых процедур и документов организации и последующее обеспечение выполнения этих процедур исключительно с помощью автоматизированной системы электронного документооборота.
Область действия СЭД распространяется на все без исключения деловые процедуры и документы организации – этим единая система электронного документооборота резко отличается от любой другой автоматизированной системы.
- фаза диагностики организации;
- фаза создания комплекса средств автоматизации;
- фаза внедрения системы.
Трудности, которые возникают при внедрении системы электронного документооборота на предприятии, лежат как в методологической, так и в организационной областях. Трудности в методологической области вытекают из необходимости полной формализации всех документов и процедур организации. Это процесс всегда предшествует внедрению системы электронного документооборота. Трудности в организационной области заключаются в перестройке устоявшихся каналов взаимодействия в организации.
Автоматизация документооборота делает видимыми и позволяет контролировать все деловые процессы организации и действия каждого её сотрудника, а также выводит за рамки учёта результаты, полученные по итогам неформальных коммуникаций.
Эти трудности становятся главными рисками, которые организация системы электронного документооборота может спровоцировать даже на предприятиях с высокой степенью организационной зрелости.
Компания «БизнесРешение» выработала сценарий внедрения системы электронного документооборота на базе прикладного решения 1С:Документооборот, который существенно снижает риски проекта. В настоящей статье вы найдёте описание внедрения системы электронного документооборота такого типа и её основные параметры.
Зачем нужна система электронного документооборота
Полноценное внедрение электронного документооборота в организации всегда преследует главную цель — обеспечить строгое, повсеместное и контролируемое выполнение установленных в организации регламентов взаимодействия подразделений и сотрудников. При этом предполагается, что входом и выходом из каждой деловой процедуры организации является определённый документ.
Система автоматизации документооборота — это инфраструктурный проект, в котором программно-информационный комплекс автоматизированной системы становится инфраструктурой обработки документов в соответствии с регламентами организации.
Полноценная система электронного документооборота обеспечивает:
- автоматическую маршрутизацию обработки входящих, внутренних и выходных документов организации;
- возможность согласования документов с внесением исправлений по этапам согласования и хранением всей истории изменения документа;
- контроль сроков выполнения сотрудниками отдельных задач, которые возникают в процессе выполнения деловых процедур;
- автоматическое разграничение прав доступа сотрудников к документам в соответствии с организационной структурой, должностью и участием сотрудника в той или иной процедуре;
- хранение и обеспечение быстрого поиска документов по видам, группам и другим признакам.
При выполнении проекта автоматизации документооборота в конкретной организации во внедряемую систему должны закладываться все деловые правила и нормы, отражённые в регламентах, действующих в организации.
Учитывая, что любая организация со временем претерпевает изменения, информационная система электронного документооборота содержит инструменты настройки новых бизнес-процессов.
Сценарий внедрения электронного документооборота
Разработанный нашей командой сценарий создания системы электронного документооборота на предприятии включает в себя три крупные фазы:
- фаза диагностики организации;
- фаза создания комплекса средств автоматизации;
- фаза внедрения системы.
Фаза диагностики организации
Фаза диагностики организации предполагает тщательный аудит организационной структуры, документов и процедур, которые применяются в организации. Всё это должна учитывать единая система электронного документооборота.
Результатом изучения документов является их детальная классификация с описанием набора реквизитов и процедур обработки документов каждого вида.
Результатом изучения организационной структуры является полное описание полномочий и обязанностей сотрудников организации в соответствии со штатным расписанием и применяемыми регламентами.
Результатом изучения деловых процедур организации является описание процедур каждого вида с полным перечислением нормативных документов, в соответствии с которыми должна выполняться та или иная процедура.
Окончательным результатом фазы диагностики является детальное техническое задание на создание системы электронного оборота предприятия. Техническое задание включает в себя результаты диагностики, а также перечисляет требования к автоматизации контроля выполнения регламентов, выдаваемым отчётам, правам доступа и всем остальным особенностям проектируемой системы автоматизации документооборота.
В техническое задание включаются описания всех возможных сценариев взаимодействия сотрудников организации, которые должны применяться после внедрения системы.
Для каждого сценария в техническом задании описывается процедура приёмочных испытаний, которая подтверждает соответствие созданной системы электронного документооборота предъявленным требованиям.
Важной частью предпроектной диагностики является определение ожидаемой нагрузки на систему и формулирование проектных решений по системно-технической инфраструктуре и оптимизации нагрузки на компоненты обработки и хранения данных.
Фаза создания комплекса средств автоматизации документооборота
Фаза создания комплекса средств автоматизации заключается в создании и развёртывании в организации программно-информационного комплекса, который удовлетворяет всем требованиям технического задания.
В зависимости от характера требований, предъявляемых техническим заданием, эти требования могут реализовываться путём настроек и/или ввода нормативно-справочной информации в исходное прикладное решение либо путём дополнения исходной конфигурации системы автоматизации документооборота новыми прикладными алгоритмами.
После завершения разработки программно-информационного комплекса выполняется его приёмка в соответствии с программой приёмочных испытаний.
Для систем электронного документооборота с высокой ожидаемой нагрузкой выполняется нагрузочное тестирование на реальных вычислительных мощностях организации.
После успешного тестирования планируются и выполняются организационно-технические мероприятия по подготовке системы к запуску.
Фаза внедрения системы электронного документооборота
Цель фазы внедрения системы — обеспечить полный ввод в действие системы автоматизации документооборота.
В зависимости от планируемого количества видов документов ввод в действие СЭД может выполняться в один или несколько этапов.
Этапность ввода системы в действие должна быть проработана уже на фазе диагностики и отражена в Техническом задании.
Во время ввода системы электронного документооборота в действие выполняется непрерывный мониторинг функционирования системы, который должен обеспечить корректное применение системы в соответствии с регламентами организации с первого дня эксплуатации системы.
Внедрение электронного документооборота считается завершённым только тогда, когда в организации запущены все сценарии применения системы, описанные в техническом задании.
По итогам фазы внедрения выпускается оценка эффективности системы – документ, который подтверждает соответствие созданной системы электронного документооборота критериям успеха проекта, которые были установлены в техническом задании.
Автоматизированная система электронного документооборота даёт Руководству предприятия возможность полного контроля за процессами в организации и эффективный инструмент измерения эффективности каждого процесса.
Длительность проекта внедрения системы электронного документооборота составляет 4-8 месяцев. Окончательная длительность проекта определяется количеством регламентов организации, которые предусматривает автоматизация документооборота на предприятии.