СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

ГК «Ньюмедтех» — крупный российский холдинг, специализирующийся на поставке, монтаже, пусконаладке и последующем обслуживании высокотехнологичного медицинского и лабораторного оборудования. Компания реализует проекты по локализации производства медицинского оборудования, расходных материалов и реагентов на территории Российской Федерации, а также занимается проектированием, реконструкцией и строительством медицинских учреждений. Компания «Ньюмедтех» предоставляет пользователям широкую линейку оборудования ведущих мировых производителей по трем основным направлениям: лучевая терапия, лучевая диагностика и лабораторное оборудование.

Основные характеристики Предприятия:

> 30
регионов с реализованными проектами

> 400 000
поставленных медицинских изделий

В качестве единой платформы для переноса данных была выбрана «1С:Комплексная автоматизация» (1С:КА). Переход потребовал не просто миграции данных и восстановления документов, но и творческого подхода к устранению разночтений в отражении хозяйственных операций в 1С:КА и 1С:БП. Проект включал в себя следующие этапы:

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ДИАГНОСТИКА

Первым этапом был проведен анализ бизнес-процессов и исходных систем, сбор требований к целевым параметрам будущей системы, предложены варианты оптимизации некоторых процессов. В границы проекта вошли все функциональные блоки:

• закупки;
• продажи;
• складской учет и логистика;
• управленческая отчетность;
• казначейство;
• регламентированный учет.

Также составлена дорожная карта проекта и календарный план детальных работ по переходу.

ПЕРЕНОС ОСТАТКОВ

На данном этапе совместно с переносом остатков необходимо было осуществить переход от метода оценки стоимости запасов «по средней» к ФИФО.

Было принято решение не восстанавливать исторические партии, а зафиксировать входящую стоимость по средней и с неё же начать учет по ФИФО. Данное решение позволило осуществить запуск в максимально короткие сроки. Была модифицирована типовая обработка переноса данных с учетом требований для реализации всех поставленных задач.

ПЕРЕНОС ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЛЫЙ ГОД

Помимо обеспечения сопоставимости данных из разных систем в одной, велась индивидуальная работа с заказами на закупку оборудования, которое в последующем принимается к учету как основное средство, в том числе и через сборку нескольких компонентов.

Ранее имеющаяся аналитика Проекты была успешно перенесена в Направления деятельности.

Дополнительной сложностью стала адаптация накопленной функциональности: расширения, ранее использовавшиеся в 1С:УТ, требовали оперативного разбора конфликтов с программным кодом 1С:КА прямо в процессе эксплуатации.

УСТРАНЕНИЕ РАЗНОЧТЕНИЙ В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ И РЕГЛАМЕНТИРОВАННОМ УЧЕТЕ

Этот этап оказался самым нетривиальным, но трудности были ожидаемы еще на этапе диагностики. Обычно при таких переходах компании соглашаются на «допустимую погрешность» или переносят документы как «непроведенные» (просто для истории). В данном проекте удалось сделать систему рабочей на исторических данных.

НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ ПОД ОСОБЕННОСТИ ХОЛДИНГА

Здесь осуществлялась тонкая настройка, были созданы следующие инструменты:

Настраиваемая бухгалтерская отчетность

Поскольку компания регулярно предоставляет отчетность в различные кредитные организации и государственные учреждения, стандартных форм регламентированного учета было недостаточно, при этом обновление программных продуктов 1С тоже чаще всего не успевает за изменениями в учете. Многие формы составлялись вне программы. Для холдинга в сфере медтеха, где часто встречаются тендеры, лизинг или внешнее финансирование, гибкость отчетности является критическим фактором.

Были проведены работы по отладке настраиваемой бухгалтерской отчетности. Это позволило автоматизировать сбор промежуточных данных в любых разрезах, требуемых внешними структурами, сократив время на подготовку пакета документов.

Валютный контроль и печатные формы

Для упрощения сверки валютных операций была реализована «Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте» по аналогии с инструментом 1С:БП. Данный отчет обеспечил прозрачность расчетов для бухгалтерии при приобретениях и стал важным дополнением к пакету документов для клиентов, поскольку такая потребность была насущной при реализации в валюте.

Для повышения точности валютного контроля была разработана функциональная команда пересчета цен. С её помощью реализуется механизм точного соответствия ПБУ 3/2006 при закупках в иностранной валюте. Внедрена специализированная логика пересчета стоимости в документе «Приобретение товаров и услуг», которая автоматически учитывает курсы ранее выданных авансов.

Новая методология учета командировочных расходов

Типовой функционал 1С:КА на сегодняшний день не умеет отличать оплату перерасхода и выплату аванса в авансовом отчете, что порождает трудности как для сотрудников бухгалтерии, так и для отчитывающихся лиц. Удалось адаптировать учет под реальную практику компании:

• Билеты: исключено некорректное возникновение фиктивного долга за сотрудником при покупке билетов через агентов.
• Взаиморасчеты: внедрено четкое разделение авансов и перерасходов, что устранило путаницу в аналитике и облегчило контроль задолженности подотчетных лиц.

Система сквозного мониторинга внеоборотных активов

В 1С:КА учет основных средств разбросан по разным регистрам, поэтому возникла необходимость собрать всё это в один «паспорт объекта».

Был разработан специализированный отчет, который объединил в себе данные о сборке, модернизации, операционном статусе (местонахождение, аренда) и финансовой оценке. Это обеспечило бухгалтерии, руководству и отделу складской логистики полную прослеживаемость жизненного цикла каждого объекта основных средств с помощью одного инструмента.

Адаптация системы для корректного отражения сложных арендных операций

Из-за особенностей типовых групп финансового учета расчеты с арендодателями часто требуют ручных корректировок НДС. Разработанная методика и модификация документов «Запись книги продаж» позволили системе включать в расчет авансы и корректно восстанавливать налог. В результате происходит автоматическое формирование «Книги продаж» без риска ошибок в налоговой отчетности.

Механизм оперативной привязки платежей с закупочными операциями

В формах документов «Заявка на расходование ДС» и «Списание безналичных ДС» реализован функционал автоматизированного подбора неоплаченных документов поступления. Это позволило сократить время на формирование платежных поручений и исключить ошибки ручного ввода.