Организация закупочной деятельности

Многие крупные отечественные предприятия попадают под действие Федерального закона 223-ФЗ и сопутствующих нормативных актов, регулирующих закупочную деятельность.

Для таких предприятий повышенное значение приобретает планирование, учёт и контроль закупок для нужд предприятия. Плановые и фактические данные по всем закупкам предприятия должны в режиме реального времени публиковаться на официальном сайте zakupki.gov.ru. Таким образом, любые отклонения от установленных правил ведения закупок сразу становятся доступны широкой аудитории заинтересованных лиц и регулирующим органам.

При этом регулированию подлежат не только отдельные закупки, но и вся закупочная деятельность предприятия в целом на уровне статистических показателей.

Таким образом, для предприятия, подпадающего под действие 223-ФЗ, возникает необходимость централизованной организации закупочной деятельности, которую ведут различные структурные подразделения этого предприятия.

Компания «БизнесРешение» разработала автоматизированную систему «Организация закупочной деятельности», которая позволяет планировать, осуществлять и вести учёт закупок предприятия в соответствии с установленными требованиями, своевременно удовлетворяя потребности каждого структурного подразделения.

По итогам реализации проекта внедрения системы Заказчик получает индивидуальное решение, идеально соответствующее конкретному предприятию и не требующее дальнейшей «подгонки». Прикладное программное обеспечение автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие с применением библиотеки стандартных подсистем.

Длительность реализации проекта внедрения автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» на крупном предприятии составляет от 6 до 12 месяцев.

Назначение и цели создания АС

Цель создания автоматизированной системы — организовать действия структурных подразделений предприятия в области закупок в соответствии с требованиями законодательства и Руководства предприятия.

Эффективная организация закупочной деятельности требует решения следующих задач:

  • Обеспечить централизованное и систематизированной ведение данных о каждой закупке в соответствии с нормативными актами в области закупочной деятельности и регламентами официального сайта zakupki.gov.ru от планирования закупки до завершения исполнения заключённого договора на закупку.
  • Обеспечить размещение каждого заказа способом и по правилам, определяемым законодательством и положением о закупке.
  • Обеспечить соответствие всей закупочной деятельности предприятия в целом установленным нормативным показателям.
  • Обеспечить информационную открытость закупочной деятельности предприятия в соответствии с установленными требованиями.
  • Обеспечить своевременное и эффективное удовлетворение потребности структурных подразделений предприятия в закупках товаров, работ и услуг.

Правила планирования, выполнения и учёта закупок, которым должно следовать предприятие, содержатся в Федеральном законе 223-ФЗ, нормативных актах регуляторов, индивидуальном положении о закупке и внутренних регламентах предприятия.

Стандартная ситуация, когда объём описания правил, которым должно следовать предприятие при организации закупок, достигает сотен страниц. Уверенно ориентироваться в этих правилах под силу только специалисту именно в области закупочной деятельности, но не рядовому сотруднику структурного подразделения, предъявляющего потребность в закупке.

Автоматизированная система «Организация закупочной деятельности» позволяет эффективно организовать закупочную деятельность в соответствии со всеми установленными требованиями.

Система позволяет не только сформировать все необходимую закупочную документацию, отчётность для контролирующих органов и сведения для публикации на официальном сайте zakupki.gov.ru, но и организовать взаимодействие подразделений предприятия по всем этапам закупочного процесса в соответствии со внутренними регламентами предприятия.

Правила планирования, ведения и учёта закупочной деятельности закладываются в создаваемую для предприятия систему в процессе реализации проекта автоматизации.

Характеристики АС «Организация закупочной деятельности»
Параметр Характеристика

Целевое предприятие

Отрасль / область управления:

Любое предприятие, ведущее закупочную деятельность в соответствии с 223-ФЗ.

Размер предприятия:

Предприятие имеет несколько структурных подразделений, ведущих закупки.

Целевая область управления

Объект управления:

Закупочная деятельность.

Цель управления:

Планировать и осуществлять закупки предприятия в соответствии с установленными требованиями законодательства, своевременно удовлетворяя потребности каждого структурного подразделения.

Особенность области управления:

Необходимость специальной профессиональной подготовки для осуществления закупки.

Необходимость контролировать не только отдельную закупку, но и всю закупочную деятельность предприятия в целом.

Концепция решения с помощью автоматизированной системы

Цель:

Организовать действия структурных подразделений предприятия в области закупок в соответствии с требованиями законодательства и Руководства предприятия, заложив большинство правил организации закупок в процедуры автоматизированной системы.

Ключевые автоматизированные функции:

Централизованное и систематизированное ведение данных о каждой закупке в соответствии с нормативными актами в области закупочной деятельности и регламентами официального сайта zakupki.gov.ru по всему жизненному циклу от планирования закупки до завершения исполнения заключённого договора на закупку.

Условия эффективности внедрения проекта

Количество подразделений:

>5

Количество закупок:

> 100 закупок в год

Длительность проекта создания АС на предприятии:

6-12 месяцев

Краткое описание АС

В основе системы лежит централизованный механизм автоматизированной обработки отдельных закупок, начиная с момента регистрации в системе заявки структурного подразделения о планируемой закупке и заканчивая моментом исполнения заключённого договора на закупку.

Система включает в себя все правила и нормы организации закупочной деятельности, которыми должно руководствоваться каждое подразделение предприятия, и берёт на себя большую часть работы по формальному контролю каждой закупки и всей закупочной деятельности в целом. Вся необходимая информация для успешного оформления и согласования закупки предоставляется сотрудникам подразделения. Таким образом подразделение может существенно повысить вероятность успешного и своевременного согласования его закупки, а сотрудники подразделений могут с помощью работы в системе получить необходимые навыки и знания в области правил организации закупочной деятельности.

В систему включены следующие автоматизированные функции:

  • Ведение электронного согласования заявок структурных подразделений на закупку. Автоматическая маршрутизация согласования заявок подразделений.
  • Формирование консолидированных планов закупок на уровне подразделений и предприятия в целом.
  • Формирование пакета закупочной документации по утверждённым на предприятии шаблонам.
  • Автоматическое определение способа закупки на основании сведений о потребности в закупке (по заявке от подразделения).
  • Ведение особых правил, разрешающих закупку у единственного поставщика без применения конкурентной процедуры.
  • Ведение планов закупок по разделам, где каждый раздел имеет свои требования к заполнению реквизитов заявки на закупку.
  • Автоматическое формирование закупочной документации для конкурентных закупочных процедур.
  • Ведение всех видов закупочных процедур в соответствии с положением о закупке предприятия.
  • Учёт статуса каждой закупочной процедуры и контроль соответствия закупки нормам законодательства и регламенту предприятия.
  • Предоставление пользователям классификаторов, применяемых в закупочной деятельности (ОКДП, ОКВЭД, ОКЕИ, ОКАТО).
  • Учёт договоров, заключённых по итогам закупочных процедур.
  • Формирование статистической отчётности для государственных органов (Росстат, Росимущество).
  • Автоматическое формирование документации для размещения на официальном сайте zakupki.gov.ru.
  • Раздельный учёт потребности подразделений и заявок на закупку. Возможность повторно формировать заявку на закупку на основе исходного элемента потребности в случае отрицательного результата согласования первоначальной заявки.
Преимущества АС «Организация закупочной деятельности»

Важное преимущество автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» перед типовыми программными решениями — её абсолютное соответствие требованиям конкретного предприятия без необходимости дальнейшей доработки.

Руководитель структурного подразделения получает полную картину состояния закупок предприятия.

Автоматизация закупочной деятельности - состояния закупок предприятия

Большинство показателей по закупкам руководитель подразделения может получить непосредственно в карточке плана закупок подразделения.

Карточка плана подразделения

Закупки подразделения могут быть привязаны к бюджетным лимитам подразделений, ведущимися в смежной системе бюджетирования.

Руководитель службы закупок получает полную картину состояния всех закупок предприятия в целом в режиме реального времени.

План закупок

Служба закупок получает разнообразные отчёты для контроля всех аспектов закупочной деятельности.

Автоматизация закупочной деятельности - отчёт о достигнутой экономии

По итогам любого периода АС формирует отчёты со статистическими сведениями о закупочной деятельности

Полученные отчёты соответствуют требованиям регуляторов о подготовке статистической отчётности и также могут использоваться для управления закупками внутри предприятия.

Отчёты системы позволяют проанализировать эффективность закупочной деятельности как всего предприятия в целом, так и отдельных его подразделений, а также получить расшифровку показателей вплоть до отдельной закупочной процедуры.

Пример отчёта со статистическими сведениями соответствует требованиям регуляторов

Внедрив автоматизированную систему «Организация закупочной деятельности», Руководство предприятия получает эффективный инструмент централизованного управления закупочной деятельностью в интересах предприятия и в строгом соответствии с законодательством.


Наши клиенты