• АО «Спецремонт»

    АО «Спецремонт»

Автоматизация корпоративного управления закупками в холдинге «Спецремонт»

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУКАМИ ХОЛДИНГА

В результате выполнения проекта в оборонном холдинге «Спецремонт» был введен в действие процесс централизованного управления закупками предприятий холдинга.

Централизация контроля закупок стала возможной благодаря созданной на проекте автоматизированной системе «Корпоративное управление закупками», построенной на технологической платформе 1С:Предприятие.

Корпоративное управление закупками в созданной АС охватывает все этапы жизненного цикла закупки, начиная с формирование потребности, заканчивая заключением договора.

Создание автоматизированной системы позволило полностью остановить образование неликвидных запасов на предприятиях холдинга, ускорить более чем в 2 раза оборачиваемость запасов и существенно снизить риски срыва сроков по выполнению гособоронзаказа.

O1
Предметная область

СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

Данный проект выполнялся в интересах управляющей компании холдинга «Спецремонт».

Холдинг объединяет более 30 предприятий, оказывающих услуги по ремонту и сервисному обслуживанию военной автомобильной и бронетанковой техники, средств ПВО.

Предприятия холдинга обслуживают воинские части на всей территорию РФ.

Более 95% выручки предприятий холдинга формируется по гособоронзаказу (ГОЗ).

Основные характеристики Предприятия:
  • 30 заводов и баз

    30 заводов и баз

  • 200 видов работ

    200 видов работ

  • 1 000 марок техники и модификаций

    1 000 марок техники и модификаций

  • 2 000 закупок

    2 000 закупок

Проект предполагал создание в холдинге автоматизированной системы (АС) «Корпоративное управление закупками».

Цель создания АС — обеспечить контроль за закупками дочерних обществ и организовать централизованные закупки наиболее востребованной продукции.

Организация закупок продукции для сервисных предприятий, обслуживающих военную технику по гособоронзаказу — это один из ключевых видов деятельности, определяющих эффективность работы каждого предприятия и холдинга в целом.

Основная особенность закупок для таких предприятий заключается в том, что потребность в закупке продукции окончательно определяется непосредственное во время выполнения работ по ремонту конкретной единицы техники, в то время как предприятие имеет жёсткие сроки выполнения контрактов в рамках гособоронзаказа.

Учитывая, что многие запасные части имеют длительный срок поставки, несвоевременная поставка запасных частей — это наиболее частая причина срыва сроков выполнения работ по госконтрактам.

Заблаговременная закупка запасных частей возможна только в условиях неизменности заключённого контракта и достаточно точной статистики востребованности тех или иных деталей при выполнении работ.

Исходное состояние

Побудительной причиной создания АС «Корпоративное управление закупками» стал рост неликвидных запасов и ухудшение оборачиваемости ТМЦ на предприятиях холдинга.

Проведённый анализ показал, что основной причиной роста неликвидных запасов стало неверное прогнозирование производственной потребности предприятий холдинга.

Наибольшая доля неликвидных запасов образовалась вследствие внесения изменений в спецификации контрактов после того, как предприятие уже закупило продукцию.

O2
Реализация проекта

Приёмочная комиссия

Приёмочная комиссия была сформирована из Руководства головной организации — ОАО «Спецремонт».

Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Постановка задачи

Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:

  1. В системе должен быть организован сбор и централизованное согласование потребности дочерних обществ в закупке продукции.
  2. По каждому элементу потребности управляющая компания должна выбрать организатора закупки: дочернее общество или управляющая компания.
  3. Из согласованных элементов потребности непосредственно в АС должны формироваться закупочные лоты.
  4. Все договоры дочерних обществ на закупку продукции должны проходить согласование в управляющей компании.
  5. При согласовании договора должно автоматически контролироваться соответствие спецификации заключаемого договора составу сформированного в системе закупочного лота.

Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:

  1. Программно-информационный комплекс автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие.
  2. Система является полностью централизованной. Вся информация обрабатывается и хранится в единой информационной базе, управляемой ИТ-службой головной организации.
  3. Доступ представителей дочерних обществ к системе организуется в виде web-интерфейса через интернет-браузер.
  4. Ключевая нормативно-справочная информация ведётся представителями головной организации.
  5. Создаваемая система интегрируется с системой электронного документооборота управляющей компании, в которой должны проходить согласование договоры дочерних обществ. Результаты согласования должны автоматически передаваться в основную систему.
Хронология проекта
02.02.15 - 31.05.15Старт проекта
02.06.15 - 15.08.15Разработка программно-информационного комплекса
16.08.15 - 25.08.15Подготовка пользователей АС
16.08.15 - 31.08.15Развёртывание и подготовка комплекса средств автоматизации АС
01.09.15 - 10.10.15Опытная эксплуатации
12.10.15 - наст. времяПромышленная эксплуатация

Общая длительность жизненного цикла создания АС составила 9 месяцев.

Релизы АС вводились в действие одновременно во всех дочерних обществах.

В результате внедрения создано около 200 автоматизированных рабочих мест.

O3
Достигнутые результаты

Применение АС позволило:

  • полностью предотвратить образование неликвидных запасов ТМЦ;
  • более чем в 2 раза ускорить оборачиваемость ТМЦ на предприятиях холдинга;
  • полностью и своевременно выполнить производственную программу 2015 года.
До создания АС

Управляющая компания не располагала систематическими и полными сведениями о потребности дочерних обществ в закупке продукции.

Все закупки осуществлялись децентрализованно.

Управляющая компания не раполагала сведениями о заключаемых дочерними обществами договорах.

ПОСЛЕ создания АС

Налажен механизм сбора и централизованного согласования потребности дочерних обществ.

Решение об уровне централизации закупки принимается управляющей компанией.

Все заключаемые дочерними обществами договоры проходят согласование в управляющей компании с помощью системы электронного документооборота.

04
ОТЗЫВ

Отзыв о внедрении системы

Холдинг «Спецремонт» осуществляет гарантийное и сервисное обслуживание, модернизацию, ремонт и утилизацию техники в интересах Вооруженных Сил Российской Федерации. В состав холдинга входят 43 производственных предприятия, расположенных в разных регионах РФ.

В целях контроля роста неликвидных запасов на предприятиях Холдинга «Спецремонт» в 2013 году было принято решение об автоматизации процессов закупочной деятельности.

Холдинг «Спецремонт» осуществляет гарантийное и сервисное обслуживание, модернизацию, ремонт и утилизацию техники в интересах Вооруженных Сил Российской Федерации. В состав холдинга входят 43 производственных предприятия, расположенных в разных регионах РФ.

 

На основании открытых конкурсных процедур, в качестве партнёра по реализации проекта была выбрана компания «БизнесРешение».

В рамках реализации проекта были стандартизованы формы заявок предприятий на согласование потребности в закупаемой продукции, утверждён классификатор видов товаров и услуг, созданы средства автоматической обработки заявок и формирования закупочных лотов в управляющей компании. Потребность в закупке была увязана со спецификациями заключённых контрактов.

АО «Спецремонт» с помощью автоматизированной система «Корпоративное управление закупками» (АС КУЗ) на базе 1С начал контролировать в автоматизированном режиме централизованные бизнес-процессы, включающие:

  • согласование потребности дочерних обществ;

  •   контроль за процедурами размещения заказов в дочерних обществах;

  • согласование договора с поставщиком.

Опытная эксплуатация АС КУЗ заключалась в отработке 20-ти реальных сквозных процессов – от согласования потребности ДО в закупке до согласования платежа поставщику.

АС КУЗ официально переведена в промышленную эксплуатацию с 12 октября 2015 года.

Основные результаты, достигнутые АО «Спецремонт:

  • к системе подключено 157 пользователей из 30 дочерних обществ;

  • эффективность управления закупками ДО отслеживается в режиме реального времени при помощи показателей эффективности;

  • формируются отчёты об обоснованной потребности ДО в соответствие с контрактами на ремонт;

  • обеспечивается автоматический контроль соответствия спецификаций договоров подтверждённой потребности и спецификаций счетов согласованным контрактам;

  • в АС КУЗ зарегистрировано 9 100 строк потребности в 528 заявках предприятий.

  • среднее количество одновременно работающих в системе пользователей составляет более 75 человек;

По итогам реализации проекта АО «Спецремонт» добилось снижения «неликвидов» и рассматривает возможность дальнейшего развития комплекса систем корпоративного управления на платформе 1С в части создания типового решения для бухгалтерского учета ДО и планирования деятельности.

Компания «БизнесРешение» справилась с поставленной перед ней задачей и внедренное решение соответствует Техническому Заданию (потребностям организации) и требованиям удобства эксплуатации АС КУЗ.

АО «Спецремонт» высоко оценивает качество работы партнёра «1С» - Компании «БизнесРешение» и готово рекомендовать «БизнесРешение» прочим Заказчикам продуктов 1С.

Обеспечивая эксплуатацию системы, ИТ-служба холдинга «Спецремонт» пользуется рекомендациями и материалами, регулярно получаемыми от фирмы «1С» по подписке на диски ИТС.