Если не определить истинные причины проблемы

Контекст

Суть проблемы заключалось в следующем: «Казначейство» организации не могло оперативно предоставлять отчет о дебиторах по данным бухгалтерского учета, а коммерческий департамент вел учет просроченной дебиторской задолженности в отдельной информационной системе. Как следствие отсутствовала возможность принятия управленческих решений в части взаимоотношений с клиентами.

Что сделали?

На этапе знакомства был согласован проектный подход, который подразумевал исследование проблемы Заказчика, связанной с учетом просроченной дебиторской задолженности.

Но на этапе диагностики не были определены истинные причины возникновения проблемы. Было принято ошибочное решение о необходимости отталкиваться от данных бухгалтерского учета. От коммерческого департамента требовалось лишь предоставлять данные в подсистему.

К чему это привело?

Проект даже сумел «пережить» стадию внедрения и, с формальной точки зрения, был доведен до конца. Были разработаны механизмы определения факта просрочки платежей, а также добавлены дополнительные аналитики по видам взаиморасчетов. Были разделены документы по оперативному и бухгалтерскому учету. По данным бухгалтерского учета был разработан отчет для «Казначейства» по просроченной задолженности в разрезе видов долга, договоров и других аналитик.

Однако «Казначейство» так и не смогло пользоваться новым отчетом, бухгалтерии пришлось дублировать информацию (двойной ввод документов) в оперативный учет и бухгалтерский учет, а коммерсанты продолжили работать в старой системе.

Проект привёл к безвозвратным потерям для клиента. Последствия некачественной диагностики проявились на стадии завершения.

Как это получилось?

Ошибка заключалась в следующем: не были учтены потребности бизнеса, система не заменила параллельную систему управленческого учета, поэтому данные из коммерческого департамента вносились в систему по остаточному принципу — по сути несколькими специалистами.

Ошибка заключалась в неправильной расстановке приоритетов. Не были выявлены все цели проекта. Не были учтены реальные возможности менеджеров коммерческого департамента.

Что пришлось делать потом?

Исправлять ситуацию мы были вынуждены уже потом, с помощью другого проекта. А всю инфраструктуру, созданную ранее, пришлось постепенно выводить из эксплуатации.