Разделяемое видение минимизирует риски

Контекст

Проект организационных преобразований предполагал перераспределение функций и полномочий в нескольких отделах организации.

Риски

Одним из рисков данного проекта могло стать сопротивление пользователей — безусловно, одна из наиболее частых проблем на проектах.

Стандартным ответом на срабатывание подобного риска является административное воздействие со стороны руководства Заказчика. Но какую защитную стратегию следует предусмотреть в случае, если воздействия со стороны администрации не последует?!

Что получилось сделать?

Основная проблема была определена и разделена на составляющие.

План проекта разрабатывался совместно с менеджерами Заказчика, а построен он был так, чтобы привязывать все действия к создаваемому продукту. Внедрение продукта в свою очередь, предполагалось привязывать к получаемому руководством результату. Мы разработали решение проблемы на основании согласованного единого видения ключевых руководителей подразделений Заказчика. В получении результата этого проекта прежде всего был заинтересован Генеральный директор организации Заказчика.

Была произведена декомпозиция достижения цели, а очередность выполнения задач согласована с непосредственными получателями результата. Далее, в плане выполнения проекта были чётко прописаны продукты и результаты для каждой задачи.

Что это дало?

На этапе внедрения Генеральный директор взял под личный контроль выполнение проекта. Все члены проектной команды Заказчика в процессе разработки и согласования Устава проекта были обучены проектной технологии.

План ввода в промышленную эксплуатацию был утвержден координационным советом и подкреплялся приказами первых лиц Заказчика. Это само по себе минимизировало риск сопротивления. Когда оно всё же последовало, ответом на него послужил отказ от работы в старой системе, утверждённый приказом Генерального директора.

Теперь вся первичная информация на местах вводится в новую информационную систему. Проведено обучение пользователей с фиксацией в протоколах обучения. Все текущие задачи отражаются в трекере задач. Выполнение задач контролируется путем еженедельного согласования статус-отчета на координационном совете с участием руководителей организации Заказчика и ответсвенных экспертов.

Что главное?

Нам удалось подготовить видение проблемы на основании информации полученной от руководителей различных подразделений Заказчика и согласовать его с Генеральным директором Заказчика.