Основные документы проектов

Проектная технология принципиально основана на работе с документами. Это наиболее строго регламентируемый ее участок, ведь речь идет не только о хранилище информации по проекту.

Особенность работы рабочей группы проекта в том, что она представляет собой по сути выделенную из организации, самостоятельную единицу. Правильно и четко выстроенная система документооборота позволяет существенно сократить риски отклонений в работе группы и издержки на контроль за деятельностью.

Специфика подхода «БизнесРешения» выделяет три опорных документа проектной технологии:

• Устав проекта.
• Статус проекта.
• План коммуникаций.

Устав проекта — основной документ проекта — его «Конституция». Имеет приоритет по отношению к любому другому документу проекта. Положения Устава неизменны на всём продолжении жизненного цикла проекта.

Назначение документа

• Данный документ (далее Устав) полностью описывает предмет, цели, границы и способы реализации проекта.
• Устав обеспечивает целостность проекта, то есть согласованность действий всех участников на всех этапах проекта.
• Устав служит основным приоритетным документом для всех участников проекта. Назначение Устава — описать основания и рациональный способ принятия решений по реализации проекта.
• Устав строится иерархическим путём от общего к частному. Положения предыдущих разделов имеют приоритет и служат исходной информацией для аргументации последующих разделов.
• При изменении любого из положений Устава, подлежит пересмотру весь проект и должен быть утвержден новый Устав.

Содержание документа

Каждый Устав разрабатывается под конкретный проект, поэтому его содержание может варьироваться.
Шаблон документа в формате PDF.

План коммуникаций — ключевой документ процесса организации взаимодействия и принятия решений на проекте — рабочий инструмент Менеджера по коммуникациям и качеству. План коммуникаций является частью общего плана проекта.

Назначение документа

• Показывает когда будет произведен тот или иной тип коммуникаций, кто отвечает за его организацию, какие материалы должны быть подготовлены и какие вопросы будут решаться;
• Регламентирует работу с документами на проекте;
• Оговаривает порядок описания и распространения информации по проекту, включая формат, содержание, уровень детализации, а также доступа к информации;
• Фиксирует порядок организации обмена информацией на проекте;
• Описывает процедуры планирования и переопределения планов коммуникаций на проекте.

Содержание документа

Каждый План коммуникаций разрабатывается под конкретный проект, поэтому его содержание может варьироваться.
Шаблон документа в формате PDF.

Статус проекта — ключевой документ процесса мониторинга и управления изменениями проекта — еженедельный отчет, позволяющий анализировать состояние проекта, фиксировать, планировать и управлять работами по Проекту. Статус проекта подготавливается Руководителем проекта со стороны «БизнесРешения».

Назначение документа

• Анализ состояния проекта;
• Планирование и управление работами по проекту;
• Фиксация проблем и рисков;
• Планирование корректирующих действий.

Содержание документа

Содержание Статуса мало зависит от специфики решаемых задач, и как правило, не изменяется.
Шаблон документа в формате PDF.

Вернуться