Оперативное управление денежными потоками в холдинге

Централизованный контроль денежных потоков каждого предприятия холдинга по праву считается одним из наиболее эффективных инструментов корпоративного управления. С его помощью головная организация холдинга может непосредственно участвовать в оперативном управлении хозяйственной деятельностью дочерних обществ, проводя в жизнь единую корпоративную политику.

• Головная организация получает возможность оперативного контроля исполнения дочерним обществом принятого бюджета.
• Головная организация получает возможность оперативного контроля за целевым расходованием денежных средств дочернего общества.

Оперативный контроль денежных потоков приобретает особую ценность для холдингов, где головная организация является значимым источником финансирования расходов дочерних обществ.

Компания «БизнесРешение» разработала автоматизированную систему «Оперативное управление денежными потоками в холдинге», которая позволяет головной организации холдинга полностью контролировать расходы нескольких десятков дочерних обществ по каждому счёту и кассе в режиме реального времени.

Прикладное программное обеспечение автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие с применением библиотеки стандартных подсистем.

Длительность реализации проекта создания такой автоматизированной системы для холдинга любого размера составляет 6–9 месяцев. По итогам реализации проекта Заказчик получает индивидуальное решение, полностью соответствующее особенностям корпоративного управления конкретного холдинга.

Назначение и цели создания АС

Цель создания АС «Оперативное управление денежными потоками в холдинге» — обеспечить целевое и своевременное расходование денежных средств каждым дочерним обществом.

Система предназначена для решения следующих задач:

• Управление лимитами расходования денежных средств дочерним обществом по статьям движения денежных средств и целям финансирования (контракты, проекты и т.п.).

• Планирование и авторизация в головной организации каждого платежа дочернего общества в привязке к заключённым договорам.

• Управление кассовыми разрывами и источниками финансирования расходов дочерних обществ.

• Отслеживание каждого без исключения движения денежных средств (расхода и прихода) по каждому расчётному счету и кассе дочернего общества.

• Выявление и пресечение нецелевых расходов дочернего общества.

• Оценка финансовой дисциплины дочернего общества.

Система создаётся на основе индивидуального корпоративного регламента оперативного управления денежными средствами и полностью реализует его в своих алгоритмах. Автоматизация управления денежными средствами позволят переложить на программное обеспечение системы множество задач, сопряжённых с контролем расходов, и снизить требования к количеству и квалификации персонала головной организации.

Основанный на требованиях заказчика продуманный функционал автоматизированной системы позволяет коллективу из нескольких человек обрабатывать в месяц десятки тысяч платежей дочерних обществ, не упуская из внимания ни один из факторов контроля, предусмотренный корпоративным регламентом.

Система позволяет легко подключать к ней новые дочерние общества вне зависимости от технического регламента, который использует подключаемое предприятие.

Характеристики АС «Оперативное управление денежными потоками в холдинге»

Краткое описание АС

Система построена на основе единой информационной базы, управляемой из головной организации.

Доступ к системе представителей дочерних обществ осуществляется с любого компьютера, имеющего выход в интернет.

В основе системы лежит 4 централизованных процесса управления:

• Установка лимитов расходования денежных средств по статьям дочернему обществу.

• Авторизация запросов дочернего общества на выполнение платежа.

• Управление источниками и основаниями финансирования расходов денежных средств.

• Учёт фактических платежей и поступлений по счетам и кассе дочернего общества.

Установка лимитов расходования денежных средств по статьям позволяет формализовать контроль расходов дочерних обществ и переложить его на алгоритмы системы.

В зависимости от регламента, принятого в головной организации лимиты расходов могут вестись непосредственно в АС «Оперативное управление денежными потоками в холдинге» или автоматически поступать в неё из смежной системы бюджетирования.

Реализованная в системе процедура авторизации запросов дочернего общества на платёж позволяет головной организации авторизовать только те платежи, которые признаны целевыми и соответствуют установленным лимитам.

Реализованная в автоматизированной системе процедура авторизации платежа полностью зависит от используемого в головной организации регламента.

В согласовании платежа могут принимать участие различные подразделения в зависимости от зоны их компетенций.

При реализации процедуры авторизации может оказаться полезной интеграция со смежными системами управления закупками, договорами, проектами и другими системами, в которых хранится управленческая информация о затратах дочерних обществ (С проектом автоматизации закупок вы можете ознакомиться по ссылке).  

Для холдингов, где головная организация берет на себя функцию финансирования расходов дочерних обществ, важное значение приобретает процесс управления источниками и основаниями финансирования.

Для оценки потребности в привлечении финансирования в системе ведётся прогноз доступности денежных средств дочернего общества, который учитывает:

• запланированные расходы дочернего общества;

• свободные остатки на счетах общего назначения;

• остатки на специальных счетах;

• арестованные счета;

• инкассо, наложенные на счета.

• обязательства контрагентов предприятия по заключённым договорам.

Учёт фактических движений денежных средств дочернего общества выполняется путём ежедневной загрузки в систему банковских выписок и регистрации в системе движений по кассе.

Сравнение фактических движений по счетам и кассе с запланированными расходами и поступлениями денежных средств позволяет контролировать платёжную дисциплину дочернего общества.

Преимущества АС «Оперативное управление денежными потоками в холдинге»

Важное преимущество автоматизированной системы «Оперативное управление денежными потоками в холдинге» перед типовыми программными решениями — её полное соответствие регламенту управления денежными средствами, принятому в головной организации холдинга Заказчика.

Автоматический контроль лимитов снижает нагрузку на сотрудников финансовой службы, обеспечивая прозрачные правила согласование запросов дочерних обществ.

Система поддерживает ведение реестров платежей дочернего общества. Для рассмотрения реестра платежей система предоставляет отчёт о сравнении потребности дочернего общества в платежах с доступными средствами по источникам и основаниям финансирования. На приведённом примере отчёта видно, что текущая потребность общества в денежных средствах составляет 6,857 млн. руб., в то время как общество располагает собственными средствами в размере 0,798 млн. руб. (кассовый разрыв составляет 6,069 млн. руб.). Значит большинство платежей придётся отложить. В настоящий момент существуют основания для финансирования общества из средств управляющей компании в размере 1,272 млн. руб. Но даже после этого для обеспечения потребности общества в денежных средствах потребуется привлечь финансирование на сумму 3,958 млн. руб.

Сотрудник головной организации получает автоматические уведомления о необходимости согласования заявки дочернего общества.

Неструктурированная информация может передаваться согласующим подразделениям в виде приложенных файлов.

Система позволяет настроить формализованные правила выявления нецелевых расходов на основе деловой логики, установленной в регламенте головной организации.

В системе поддерживается совокупность статусов для каждого запроса на авторизацию, позволяющая отслеживать стадию, на которой находится согласование запроса и все решения, принятые в отношении запроса.

Таким образом, внедрив автоматизированную систему «Оперативное управление денежными потоками в холдинге», головная организация получает мощный механизм управления денежными средствами дочерних обществ в режиме реального времени.