Многие крупные отечественные предприятия попадают под действие Федерального закона 223-ФЗ и сопутствующих нормативных актов, регулирующих закупочную деятельность.
Для таких предприятий повышенное значение приобретает планирование, учёт и контроль закупок для нужд предприятия. Плановые и фактические данные по всем закупкам предприятия должны в режиме реального времени публиковаться на официальном сайте zakupki.gov.ru. Таким образом, любые отклонения от установленных правил ведения закупок сразу становятся доступны широкой аудитории заинтересованных лиц и регулирующим органам.
При этом регулированию подлежат не только отдельные закупки, но и вся закупочная деятельность предприятия в целом на уровне статистических показателей.
Таким образом, для предприятия, подпадающего под действие 223-ФЗ, возникает необходимость централизованной организации закупочной деятельности, которую ведут различные структурные подразделения этого предприятия.
Компания «БизнесРешение» разработала автоматизированную систему «Организация закупочной деятельности», которая позволяет планировать, осуществлять и вести учёт закупок предприятия в соответствии с установленными требованиями, своевременно удовлетворяя потребности каждого структурного подразделения.
По итогам реализации проекта внедрения системы Заказчик получает индивидуальное решение, идеально соответствующее конкретному предприятию и не требующее дальнейшей «подгонки». Прикладное программное обеспечение автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие с применением библиотеки стандартных подсистем.
Длительность реализации проекта внедрения автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» на крупном предприятии составляет от 6 до 12 месяцев.
Цель создания автоматизированной системы — организовать действия структурных подразделений предприятия в области закупок в соответствии с требованиями законодательства и Руководства предприятия.
Эффективная организация закупочной деятельности требует решения следующих задач:
Правила планирования, выполнения и учёта закупок, которым должно следовать предприятие, содержатся в Федеральном законе 223-ФЗ, нормативных актах регуляторов, индивидуальном положении о закупке и внутренних регламентах предприятия.
Стандартная ситуация, когда объём описания правил, которым должно следовать предприятие при организации закупок, достигает сотен страниц. Уверенно ориентироваться в этих правилах под силу только специалисту именно в области закупочной деятельности, но не рядовому сотруднику структурного подразделения, предъявляющего потребность в закупке.
Автоматизированная система «Организация закупочной деятельности» позволяет эффективно организовать закупочную деятельность в соответствии со всеми установленными требованиями.
Система позволяет не только сформировать все необходимую закупочную документацию, отчётность для контролирующих органов и сведения для публикации на официальном сайте zakupki.gov.ru, но и организовать взаимодействие подразделений предприятия по всем этапам закупочного процесса в соответствии со внутренними регламентами предприятия.
Правила планирования, ведения и учёта закупочной деятельности закладываются в создаваемую для предприятия систему в процессе реализации проекта автоматизации.
Параметр | Характеристика |
---|---|
Целевое предприятие |
|
Отрасль / область управления: |
Любое предприятие, ведущее закупочную деятельность в соответствии с 223-ФЗ. |
Размер предприятия: |
Предприятие имеет несколько структурных подразделений, ведущих закупки. |
Целевая область управления |
|
Объект управления: |
Закупочная деятельность. |
Цель управления: |
Планировать и осуществлять закупки предприятия в соответствии с установленными требованиями законодательства, своевременно удовлетворяя потребности каждого структурного подразделения. |
Особенность области управления: |
Необходимость специальной профессиональной подготовки для осуществления закупки. Необходимость контролировать не только отдельную закупку, но и всю закупочную деятельность предприятия в целом. |
Концепция решения с помощью автоматизированной системы |
|
Цель: |
Организовать действия структурных подразделений предприятия в области закупок в соответствии с требованиями законодательства и Руководства предприятия, заложив большинство правил организации закупок в процедуры автоматизированной системы. |
Ключевые автоматизированные функции: |
Централизованное и систематизированное ведение данных о каждой закупке в соответствии с нормативными актами в области закупочной деятельности и регламентами официального сайта zakupki.gov.ru по всему жизненному циклу от планирования закупки до завершения исполнения заключённого договора на закупку. |
Условия эффективности внедрения проекта |
|
Количество подразделений: |
>5 |
Количество закупок: |
> 100 закупок в год |
Длительность проекта создания АС на предприятии: |
6-12 месяцев |
В основе системы лежит централизованный механизм автоматизированной обработки отдельных закупок, начиная с момента регистрации в системе заявки структурного подразделения о планируемой закупке и заканчивая моментом исполнения заключённого договора на закупку.
Система включает в себя все правила и нормы организации закупочной деятельности, которыми должно руководствоваться каждое подразделение предприятия, и берёт на себя большую часть работы по формальному контролю каждой закупки и всей закупочной деятельности в целом. Вся необходимая информация для успешного оформления и согласования закупки предоставляется сотрудникам подразделения. Таким образом подразделение может существенно повысить вероятность успешного и своевременного согласования его закупки, а сотрудники подразделений могут с помощью работы в системе получить необходимые навыки и знания в области правил организации закупочной деятельности.
В систему включены следующие автоматизированные функции:
Важное преимущество автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» перед типовыми программными решениями — её абсолютное соответствие требованиям конкретного предприятия без необходимости дальнейшей доработки.
Руководитель структурного подразделения получает полную картину состояния закупок предприятия.
Большинство показателей по закупкам руководитель подразделения может получить непосредственно в карточке плана закупок подразделения.
Закупки подразделения могут быть привязаны к бюджетным лимитам подразделений, ведущимися в смежной системе бюджетирования.
Руководитель службы закупок получает полную картину состояния всех закупок предприятия в целом в режиме реального времени.
Служба закупок получает разнообразные отчёты для контроля всех аспектов закупочной деятельности.
По итогам любого периода АС формирует отчёты со статистическими сведениями о закупочной деятельности
Полученные отчёты соответствуют требованиям регуляторов о подготовке статистической отчётности и также могут использоваться для управления закупками внутри предприятия.
Отчёты системы позволяют проанализировать эффективность закупочной деятельности как всего предприятия в целом, так и отдельных его подразделений, а также получить расшифровку показателей вплоть до отдельной закупочной процедуры.
Внедрив автоматизированную систему «Организация закупочной деятельности», Руководство предприятия получает эффективный инструмент централизованного управления закупочной деятельностью в интересах предприятия и в строгом соответствии с законодательством.