Организация закупочной деятельности

Многие крупные отечественные предприятия попадают под действие Федерального закона 223-ФЗ и сопутствующих нормативных актов, регулирующих закупочную деятельность.

Для таких предприятий повышенное значение приобретает планирование, учёт и контроль закупок для нужд предприятия. Плановые и фактические данные по всем закупкам предприятия должны в режиме реального времени публиковаться на официальном сайте zakupki.gov.ru. Таким образом, любые отклонения от установленных правил ведения закупок сразу становятся доступны широкой аудитории заинтересованных лиц и регулирующим органам.

При этом регулированию подлежат не только отдельные закупки, но и вся закупочная деятельность предприятия в целом на уровне статистических показателей.

Таким образом, для предприятия, подпадающего под действие 223-ФЗ, возникает необходимость централизованной организации закупочной деятельности, которую ведут различные структурные подразделения этого предприятия.

Компания «БизнесРешение» разработала автоматизированную систему «Организация закупочной деятельности», которая позволяет планировать, осуществлять и вести учёт закупок предприятия в соответствии с установленными требованиями, своевременно удовлетворяя потребности каждого структурного подразделения.

По итогам реализации проекта внедрения системы Заказчик получает индивидуальное решение, идеально соответствующее конкретному предприятию и не требующее дальнейшей «подгонки». Прикладное программное обеспечение автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие с применением библиотеки стандартных подсистем.

Длительность реализации проекта внедрения автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» на крупном предприятии составляет от 6 до 12 месяцев.

Назначение и цели создания АС

Цель создания автоматизированной системы — организовать действия структурных подразделений предприятия в области закупок в соответствии с требованиями законодательства и Руководства предприятия.

Эффективная организация закупочной деятельности требует решения следующих задач:

• Обеспечить централизованное и систематизированной ведение данных о каждой закупке в соответствии с нормативными актами в области закупочной деятельности и регламентами официального сайта zakupki.gov.ru от планирования закупки до завершения исполнения заключённого договора на закупку.
• Обеспечить размещение каждого заказа способом и по правилам, определяемым законодательством и положением о закупке.
• Обеспечить соответствие всей закупочной деятельности предприятия в целом установленным нормативным показателям.
• Обеспечить информационную открытость закупочной деятельности предприятия в соответствии с установленными требованиями.
• Обеспечить своевременное и эффективное удовлетворение потребности структурных подразделений предприятия в закупках товаров, работ и услуг.

Правила планирования, выполнения и учёта закупок, которым должно следовать предприятие, содержатся в Федеральном законе 223-ФЗ, нормативных актах регуляторов, индивидуальном положении о закупке и внутренних регламентах предприятия.

Стандартная ситуация, когда объём описания правил, которым должно следовать предприятие при организации закупок, достигает сотен страниц. Уверенно ориентироваться в этих правилах под силу только специалисту именно в области закупочной деятельности, но не рядовому сотруднику структурного подразделения, предъявляющего потребность в закупке.

Автоматизированная система «Организация закупочной деятельности» позволяет эффективно организовать закупочную деятельность в соответствии со всеми установленными требованиями.

Система позволяет не только сформировать все необходимую закупочную документацию, отчётность для контролирующих органов и сведения для публикации на официальном сайте zakupki.gov.ru, но и организовать взаимодействие подразделений предприятия по всем этапам закупочного процесса в соответствии со внутренними регламентами предприятия.

Правила планирования, ведения и учёта закупочной деятельности закладываются в создаваемую для предприятия систему в процессе реализации проекта автоматизации.

Характеристики АС «Организация закупочной деятельности»

Краткое описание АС

В основе системы лежит централизованный механизм автоматизированной обработки отдельных закупок, начиная с момента регистрации в системе заявки структурного подразделения о планируемой закупке и заканчивая моментом исполнения заключённого договора на закупку.

Система включает в себя все правила и нормы организации закупочной деятельности, которыми должно руководствоваться каждое подразделение предприятия, и берёт на себя большую часть работы по формальному контролю каждой закупки и всей закупочной деятельности в целом. Вся необходимая информация для успешного оформления и согласования закупки предоставляется сотрудникам подразделения. Таким образом подразделение может существенно повысить вероятность успешного и своевременного согласования его закупки, а сотрудники подразделений могут с помощью работы в системе получить необходимые навыки и знания в области правил организации закупочной деятельности.

В систему включены следующие автоматизированные функции:

• Ведение электронного согласования заявок структурных подразделений на закупку. Автоматическая маршрутизация согласования заявок подразделений.
• Формирование консолидированных планов закупок на уровне подразделений и предприятия в целом.
• Формирование пакета закупочной документации по утверждённым на предприятии шаблонам.
• Автоматическое определение способа закупки на основании сведений о потребности в закупке (по заявке от подразделения).
• Ведение особых правил, разрешающих закупку у единственного поставщика без применения конкурентной процедуры.
• Ведение планов закупок по разделам, где каждый раздел имеет свои требования к заполнению реквизитов заявки на закупку.
• Автоматическое формирование закупочной документации для конкурентных закупочных процедур.
• Ведение всех видов закупочных процедур в соответствии с положением о закупке предприятия.
• Учёт статуса каждой закупочной процедуры и контроль соответствия закупки нормам законодательства и регламенту предприятия.
• Предоставление пользователям классификаторов, применяемых в закупочной деятельности (ОКДП, ОКВЭД, ОКЕИ, ОКАТО).
• Учёт договоров, заключённых по итогам закупочных процедур.
• Формирование статистической отчётности для государственных органов (Росстат, Росимущество).
• Автоматическое формирование документации для размещения на официальном сайте zakupki.gov.ru.
• Раздельный учёт потребности подразделений и заявок на закупку. Возможность повторно формировать заявку на закупку на основе исходного элемента потребности в случае отрицательного результата согласования первоначальной заявки.

Преимущества АС «Организация закупочной деятельности»

Важное преимущество автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» перед типовыми программными решениями — её абсолютное соответствие требованиям конкретного предприятия без необходимости дальнейшей доработки.

Руководитель структурного подразделения получает полную картину состояния закупок предприятия.

Большинство показателей по закупкам руководитель подразделения может получить непосредственно в карточке плана закупок подразделения.

Закупки подразделения могут быть привязаны к бюджетным лимитам подразделений, ведущимися в смежной системе бюджетирования.

Руководитель службы закупок получает полную картину состояния всех закупок предприятия в целом в режиме реального времени.

Служба закупок получает разнообразные отчёты для контроля всех аспектов закупочной деятельности.

По итогам любого периода АС формирует отчёты со статистическими сведениями о закупочной деятельности

Полученные отчёты соответствуют требованиям регуляторов о подготовке статистической отчётности и также могут использоваться для управления закупками внутри предприятия.

Отчёты системы позволяют проанализировать эффективность закупочной деятельности как всего предприятия в целом, так и отдельных его подразделений, а также получить расшифровку показателей вплоть до отдельной закупочной процедуры.

Внедрив автоматизированную систему «Организация закупочной деятельности», Руководство предприятия получает эффективный инструмент централизованного управления закупочной деятельностью в интересах предприятия и в строгом соответствии с законодательством.