Управление проектной деятельностью

Сегодня многие предприятия стремятся использовать механизмы проектного управления для решения задач организационного и технологического развития.

При решении задач развития выявляются ограничения действующих механизмов операционного управления, построенных на основе иерархической организационной структуры предприятия с вертикальными управленческими связями.

Для проведения эффективных изменений требуется механизм управления, обеспечивающий координацию действий между сотрудниками различных подразделений.

Специально для таких предприятий компания «БизнесРешение» разработала автоматизированную систему «Управление проектной деятельностью», предоставляющую инструмент управления развитием и изменениями предприятия через реализацию проектов.

Автоматизированная система «Управление проектной деятельностью» позволяет Руководству предприятия создавать временные организационные структуры под реализацию отдельных проектов, планировать и контролировать исполнение проектов.

Прикладное программное обеспечение автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие с применением библиотеки стандартных подсистем.

Длительность внедрения автоматизированной системы «Управление проектной деятельностью» составляет от 4 до 8 месяцев. По итогам реализации проекта внедрения системы Заказчик получает индивидуальное решение, соответствующее специфике конкретного предприятия и не требующее дальнейшей «подгонки».

Назначение и цели создания АС

Проект создания АС «Управление проектной деятельностью» нацелен на организацию управления предприятием на систематической основе через выполнение проектов («проектное управление»).

Введение в действие механизма проектного управления предприятием не предполагает отказ от операционного управления. Проектное управления нацелено прежде всего на решение стратегических задач по развитию предприятия.

Ввод АС в действие подразумевает появление на предприятии деятельности нового типа — проектной, которая имеет не уступающий операционной деятельности по масштабам механизм управления.

• Операционная деятельность и управление ей нацелено на периодическое решение однотипных задач для предприятия с неизменной структурой экономической организации и постоянных внешних условий.
• Проектная деятельность представляет предприятие в динамике и нацелена на изменение существующих или создание новых условий операционной деятельности предприятия, позволяющих предприятию достигать большей отдачи от тех же экономических ресурсов.

АС «Управление проектной деятельностью» предназначена для использования в качестве исчерпывающего механизма управления проектами и отслеживания статуса каждого проекта.

Во-первых, автоматизированная система — это средство электронного документооборота по управлению проектом. Такая система служит в качестве среды осуществления всех формализованных деловых коммуникаций между участниками проекта, связанных с управлением и исполнением проекта. Эффективность электронного документооборота в сфере управления проектами обеспечивается следующими факторами:

• Все формальные документы управления и исполнения проекта являются электронными документами АС и только ими.
• Все формализованные процедуры согласования любых документов проекта, включая как электронные документы АС, так и документы, содержание которых формируется вне АС, проводятся исключительно с помощью АС.
• Участники проекта получают оповещения и уведомления, связанные с выполнением проекта с помощью АС и только через неё.

Во-вторых, автоматизированная система — это средство получения исчерпывающей и окончательной информации о проекте.

• АС предоставляет сводные справки о текущем состоянии проекта (план/факт, степень достижения целей и т.п.).
• АС предоставляет сводные справки и отчёты о деятельности по проекту за любой период его реализации.
• В АС хранятся все документы, определяющие содержательную сторону проекта. Таким образом, автоматизированная система является единым архивом проектной документации.

В-третьих, автоматизированная система — источник информации о текущих задачах по проекту в целом и/или по определённой его части:

• по подразделению и исполнителю;
• по части содержания;
• по этапу;
• по определённой ветви сценария проекта;
• по схожим функциональным задачам и т.д.

В-четвёртых, автоматизированная система — это средство получения информации обо всех действиях на проекте по всем уровням декомпозиции задач проекта вплоть до отдельных операций отдельных исполнителей (например, «Иванову в 14:00 отвезти папку документов № 8 по адресу …»).

В-пятых, автоматизированная система — это самостоятельный субъект управления, обеспечивающий гарантированное исполнение всеми участниками правил реализации проектов, принятых на предприятии, и использующий для этого информационную модель проектного управления, в частности:

• АС обеспечивает правильную последовательность выполнения действий по проекту.
• АС отслеживает сроки по проекту и своевременно оповещает ответственные лица о необходимости предпринять корректирующие или предупреждающие действия по проекту.
• АС позволяет регистрировать риски проекта и управлять ими.

В-шестых, автоматизированная система позволяет учитывать и управлять потреблением ресурсов предприятия в ходе выполнения проекта:

• АС — это средство учёта затрат по проектам и их выделения из общих затрат предприятия по операционной деятельности.
• АС — это средство управления ресурсами предприятия, позволяющее выявлять и контролировать доступность ресурсов предприятия на выполнения конкурирующих задач из разных проектов, а также задач из операционной деятельности. К таким ресурсам прежде всего относится персонал предприятия.

Суммируя вышеизложенное, автоматизированная система вместе со всей содержащейся в ней информацией и функциями — это и есть проектная деятельность предприятия.

• Всё, что входит в область действия АС и находит отражение в предоставляемой системой информации — это проектная деятельность.
• Если какое-либо действие не нашло отражение в информации АС, то такое действие не относится к проекту.

Характеристики АС «Управление проектной деятельностью»

Краткое описание АС

Заложенная в автоматизированную систему модель проектной деятельности предусматривает следующие возможности, но не обязательно ограничивается ими:

• Формирование организационной структуры проекта.
• Разбиение проекта на отдельные этапы и задачи с назначением исполнителей.
• Ведение подпроектов.
• Управление графиком реализации (планом) проекта.
• Управление рисками проекта, поддержка корректирующих и предупреждающих действий.
• Поддержка управлениями изменения плана проекта, инициированными его участниками или самой системой при отклонении от плана проекта.
• Формирование сводного оперативного документа отчётности и управления проектом — «Статус проекта».

АС «Управление проектной деятельностью» предполагает формирование проектной команды для каждого проекта. В проектную команду входят:

• Руководитель проекта — лицо, которое отвечает за своевременное выполнение проекта. Руководитель проекта ведёт план проекта, назначает исполнителей и контролёров на задачи проекта.
• Куратор проекта — лицо из числа руководящих работников предприятия, которое заинтересовано в достижении результата проекта и наделено полномочиями в отношении каждого участника проекта. Куратор проекта утверждает планы проекта, представленные руководителем проекта, тем самым выделяя ресурсы руководителю проекта.
• Исполнитель по отдельной задаче — работник, которому поручено выполнение отдельной задачи по проекту.
• Контролёр по отдельной задаче — работник, которому поручено принять результаты выполнения задачи у её исполнителя.

Для сложных задач АС «Управление проектной деятельностью» позволяет создавать подчинённые проекты в качестве подпроектов основного проекта.

Исполнитель задачи имеет возможность зарегистрировать риск срыва срока выполнения задачи или оформить запрос на перенос срока по задаче. Автоматизированная система оповещает руководителя проекта в момент регистрации запроса от исполнителя задачи.

Руководитель проекта в ответ на получение информации о рисках может создать специальный план отработки рисков, который подлежит утверждению у куратора проекта.

В случае получения запросов на перенос сроков от исполнителей задач или фактически состоявшегося срыва сроков по отдельным задачам руководитель проекта может создать новую версию плана проекта с изменёнными сроками по существующим задачам или с новыми задачами. Новая версия плана проекта утверждается куратором проекта.

АС «Управление проектной деятельностью» предоставляет простой, но эффективный механизм контроля качества выполнения отдельных задач проекта. Во-первых, автоматизированная система требует, чтобы итогом выполнения каждой задачи стал определённый документ, который регистрируется в системе. Во-вторых, система предусматривает приёмку результатов выполнения задачи контролёром этой задачи. Контролёр не просто подтверждает факт выполнения задачи — своим решением он подтверждает выпуск документа требуемого качества и в требуемом статусе. Такая организация резко повышает исполнительскую дисциплину участников проекта и позволяет контролировать прогресс проекта через выпущенные документы.

Преимущества АС «Управление проектной деятельностью»

Важное преимущество автоматизированной системы «Управление проектной деятельностью» перед типовыми программными решениями — её абсолютное соответствие требованиям конкретного предприятия без необходимости дальнейшей доработки. Полный учёт всех особенностей конкретного предприятия позволяет Руководству получать управленческую информацию в автоматическом режиме.

Для каждого проекта автоматизированная система предоставляет сводный отчёт «Статус проекта», содержащий сведения о текущем плане проекта, выполненных и невыполненных задачах, рисках проекта и текущем плане их отработки, переносах сроков по задачам и их причинах.

Автоматизированная система позволяет получить сводный отчёт о количестве задач по проектам, назначенным на каждого работника предприятия.

Руководство может формировать отчёт по текущим задачам на всех или выбранных проектах и непосредственно контролировать их выполнение.

Таким образом, внедрив автоматизированную систему «Управление проектной деятельности», Руководство предприятия получает мощный комплексный механизм управления, нацеленный на решение задач стратегического развития предприятия.