Автоматизация управления закупочной деятельностью в компании «Газпром трансгаз Москва»

СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

ООО «Газпром трансгаз Москва» — это крупнейшее газотранспортное подразделение ОАО «Газпром», одно из важнейших звеньев ЕСГ России, обеспечивающее своевременные бесперебойные поставки природного газа потребителям 14 субъектов европейской части РФ (г. Москвы, Белгородской, Брянской, Владимирской, Воронежской, Калужской, Курской, Липецкой, Московской, Орловской, Рязанской, Тамбовской, Тверской, Тульской областей), поставку газа на внутренний рынок, транзит в страны ближнего и дальнего зарубежья.

Закупочная деятельность Общества регламентируется Федеральным законом 223-ФЗ, а также внутрикорпоративными правилами Группы Газпром. Ежегодно более 40 структурных подразделений администрации Общества и 26 его филиалов осуществляет несколько тысяч сделок по закупке продукции. Из них несколько сотен крупных конкурентных закупок подлежат согласованию в центральных органах управления Группы Газпром.

Положение о закупках предприятия предусматривает более 100 разновидностей процедур размещения заказов.

Наибольшую сложность в процессе организации закупочной деятельности представляет с собой процесс планирования закупок, так как именно на этапе планирования может быть допущены такие ошибки, которые будет сложно исправить в процессе реализации плана. Поэтому в качестве объекта автоматизации была выбрана деятельность по выпуску годового плана закупок.

Исходное состояние

Проект был начат в августе 2013 года.

На момент начала проекта структурные подразделения предприятия составляли свои частные планы закупок, заполняя шаблоны Excel, предоставленные отделом организации закупочной деятельности компании.

Отдел организации закупочной деятельности сводил частные планы закупок подразделений в единый комплект сводных файлов Excel, которые после согласования руководством предприятия подавал для утверждения в головную организацию Группы Газпром.

Обработка частных планов подразделения предусматривала рассмотрение отдельных документов по каждой закупке, включённой в план.

Правила, по которым должна была быть составлена предварительная документация по закупке, а также принято решение о выборе раздела плана, в который должна быть включена данная закупка описываются на нескольких сотнях страниц различных законодательных актов, регулирующих и методических документов Группы Газпром и локальных нормативных документов предприятия.

Профессионально ориентируются во всех этих правилах только высококвалифицированные работники отдела организации закупочной деятельности. Рядовой сотрудник структурного подразделения не обладал компетенциями по корректному планированию закупок.

Из-за этого процесс согласования планов закупок был сложным, а его результаты не удовлетворяли ни структурные подразделения, ни руководство экономического блока предприятия, ни головную организацию.

Приёмочная комиссия

Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Представителем отдела организации закупочной деятельности в приёмочной комиссии стал руководитель отдела организации закупочной деятельности.

Представителем структурного подразделения стал будущий администратор системы со стороны ИТ-службы компании.

Постановка задачи

Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:

1. Частные планы закупок подразделений регистрируются в единой централизованной системе.
2. Система автоматически контролирует корректность введённых сотрудниками структурных подразделений сведения о закупках, воспроизводя максимальное число регулирующих норм.
3. Система автоматически контролирует соответствие частных планов закупок утверждённым бюджетам подразделений.
4. Комплект сводных планов закупок формируется автоматически.

Основные проектные решения

Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:

1. Система реализуется на основе технологической платформы 1С:Предприятие.
2. Прикладная конфигурация реализуется «с нуля».

Непосредственно на проекте было создано и согласовано 200 частных планов структурных подразделений и обработано 1900 закупочных позиций.

С 09.01.14 все закупки предприятия планируются с помощью системы.

К моменту начала опытной эксплуатации большинство структурных подразделений уже подготовили проекты планов закупок по шаблонам Эксель. Поэтому у команды проекта была возможность проведения сравнительного анализа качества планирования с системой и без системы. Выяснилось, что применение системы смогло устранить ошибки почти в половине закупочных позиций.

Вот некоторые из результатов создания АС: