• Главная
  • Проекты
  • Создание единой автоматизированной системы согласования договоров в группе DANONE
  • Группа DANONE

    Группа DANONE

Создание единой автоматизированной системы согласования договоров в группе DANONE

УНИФИЦИРОВАННЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

В результате выполнения проекта в Группе DANONE был введён в действие единый унифицированный бизнес-процесс согласования договоров во всех предприятиях Группы на основе единой электронной системы, построенной на базе 1С:Документооборот КОРП.

Ввод в действие единой системы согласования договоров стал одной из вех интеграции организационных структур и бизнес-процессов группы ЮНИМИЛК и группы DANONE, сделка по слиянию которых состоялась в 2010 году.

O1
Предметная область

СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

Группа компаний DANONE образована в 2010 году путём слияния молочного бизнеса в России и СНГ компаний DANONE и ЮНИМИЛК. На момент начала проекта объединённая компания называлась DANONE-ЮНИМИЛК. Одной из задач организационной интеграции после слияния стало создание единой автоматизированной системы (АС) поддержки унифицированных бизнес-процессов по согласованию договоров.

Заказчиком данного проекта стала ИТ-служба компании ЮНИМИЛК, в зону ответственности которой по решению руководства объединённой компании вошла поддержка бизнес-процессов по согласованию договоров.

Основные характеристики Предприятия:
  • 20 заводов

    20 заводов

  • 2 500 пользователей

    2 500 пользователей

  • 200 договоров в день

    200 договоров в день

Исходное состояние

Проект был начат в декабре 2012 года.

В момент начала проекта каждая из объединяющихся организаций использовала собственную автоматизированную систему согласования документов. Системы были построены на разных несовместимых между собой технологических платформах (Lotus Notes и MS Sharepoint). Перед ИТ-службой объединённой компании встал вопрос выбора единой технологической платформы и базового прикладного ПО новой АС.

После проведения анализа предлагаемых систем по управлению документооборотом ИТ-служба компании сделала выбор в пользу прикладного решения 1С:Документооборот КОРП 1.2.

В Техническом задании на создание АС были установлены следующие цели:

  • Унифицировать процессы согласования договоров.
  • Централизовать управление деятельностью по согласованию договоров.

O2
Реализация проекта

Проект реализовывался в несколько стадий. Первая стадия включала в себя создание тестового решения, на котором ИТ-служба Предприятия обкатала бизнес-процессы по согласованию договоров, возможности гибкой настройки бизнес-процесса и возможности применения правил динамического разграничения прав доступа.

Вторая стадия включала в себя создание окончательного решения и запуск его в московском офисе компании (200 пользователей).

На третьей стадии к системе были подключены все предприятия группы.

Хронология проекта
15.12.11Старт проекта
31.03.12Перевод первого релиза системы в тестовую эксплуатацию
30.11.12Создание окончательного релиза и ввод его в эксплуатацию в московском офисе компании (200 пользователей)
31.03.13Ввод в действие системы по всем предприятиям группы (2 500 пользователей)

O3
Достигнутые результаты

В результате выполненного проекта Заказчик получил систему, предусматривающую:

  • возможность централизованно безопасно хранить документы;
  • возможность оперативного доступа к документам с учетом прав пользователей;
  • возможность регистрации всех входящих и исходящих документов, а также контроль внутренних документов;
  • возможность просмотра и редактирования документов;
  • возможность контроля версий документов;
  • возможность полнотекстового поиска документов по их содержанию;
  • возможность удобного механизма согласования, утверждения и контроля исполнения договоров;
  • возможность маршрутизации договоров, настраиваемой по каждому виду договоров в отдельности;
  • возможность автоматизированного механизма загрузки документов из электронной почты и со сканера;
  • возможность учета и контроля исполнительской дисциплины сотрудников.

Вот некоторые из результатов создания АС:

До создания АС

Наличие двух несовместимых систем управления согласованием договоров.

ПОСЛЕ создания АС

Единая система управления согласованием договоров.

04
ОТЗЫВ

Отзыв о внедрении системы
Группа компаний DANON-ЮНИМИЛК образована в 2011 году путем слияния компаний DANON и ЮНИМИЛК. Одной из ключевых задач организационной интеграции после слияния стало создание единой автоматизированной системы (АС) поддержки унифицированных бизнес-процессов по согласованию договоров.

В Техническом задании на создание АС были установлены следующие цели:

  1. Унифицировать процессы согласования договоров.
  2. Централизовать управление деятельностью по согласованию договоров.

Перед ИТ-службой объединенной компании встал вопрос выбора единой технологической платформы и базового прикладного ПО новой АС.

После проведения анализа предлагаемых систем по управлению документооборотом ИТ-служба компании сделала выбор в пользу прикладного решения 1С:Документооборот КОРП 1.2.

Представителей ИТ-службы привлекли следующие характеристики базового прикладного решения 1С:Документооборот КОРП 1.2: наличие развитых встроенных механизмов согласования внутренних документов;

  • возможность гибкой настройки бизнес-процессов;
  • наличие механизмов версионирования файлов;
  • широкие возможности по организации хранения документов с разграничением прав доступа;
  • возможность постановки задач и контроля сроков их выполнения.

Кроме того, представителей компании привлекли следующие характеристики технологической платформы 1С:Предприятие 8.2:

  • переносимость прикладных решений на платформе 1С:Предприятие, снижающая зависимость АС от используемой операционной системы;
  • возможность работы с web-клиентом;
  • возможность интеграции с корпоративной ИТ-инфраструктурой в части поддержки механизмов Active Directory, ЭЦП,
  • корпоративной электронной почты.

В результате проведенного тендера работы по внедрению системы были поручены Группе компаний «БизнесРешение».

В рамках выполнения проекта были выполнены следующие работы:

  1. описание бизнес-процессов и бизнес-правил, применяемых при согласовании договоров;
  2. предварительные испытания возможностей интеграции прикладной системы с корпоративной ИТ- инфраструктурой предприятия (использование Active Directory, интеграция с корпоративной почтой, интеграция с внутренним провайдером ЭЦП, использование web-клиента);
  3. описание требований к АС, включая требования к созданию новых прикладных и сервисных механизмов; составление программы приемочных испытаний системы;
  4. разработка прикладных и сервисных механизмов, дополняющих возможности типовой конфигурации, включая:
    • новые бизнес-процессы,
    • динамическое разграничение прав доступа,
    • поддержка гибких маршрутов согласования,
    • поддержка «заместителей согласующих»,
    • специализированные шаблоны уведомлений по электронной почте и автоматический переход к документу по web-ссылке,
    • автоматическое перепланирование сроков выполнения задач,
    • новая отчетность;
    • дополнительные механизмы гибкой настройки бизнес-процессов под будущие потребности предприятия.

Перевод системы в промышленную эксплуатацию состоялся 01 ноября 2012 года.

На момент составления отзыва система успешно эксплуатируется в московском офисе компании. Введено в эксплуатацию 200 автоматизированных рабочих мест (АРМ). Активно используют систему около 100 пользователей.

Ежедневно с помощью системы происходит согласование около 20 договоров.

В результате запуска системы компания добилась сокращения сроков согласования договоров, а также повышения контроля и прозрачности договорной деятельности.

Наибольшую пользу использование АС «Управление согласованиями договоров» принесло работникам:

  • Юридического департамента;
  • Бухгалтерии;
  • Финансового департамента;
  • Департамента безопасности;
  • Коммерческого департамента.

Планы компании по развитию системы предусматривают:

  • ввод с февраля 2013 года созданной системы во всех филиалах компании (около 500 АРМ);
  • расширение области применения системы для обработки входящих и исходящих документов.

Надеемся на продолжение сотрудничества с Группой компаний «БизнесРешение» при осуществлении наших планов по дальнейшей автоматизации бизнес-процессов предприятия на платформе 1С:Предприятие.

Руководитель проекта со стороны Заказчика — Демина Людмила Александровна
(8 495 775 6605, Ludmila.Demina@unimilk.ru)

Руководитель проекта со стороны Исполнителя — Кузнецов Олег Владимирович
(8 495 644 3435, kuznecov_ov@clientprav.ru)

Не возражаем против размещения данного отзыва на сайте фирмы «1С».

Развернуть
Отзыв Группа DANONE
↑