Автоматизация корпоративного управления закупками в холдинге «Спецремонт»

СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

Данный проект выполнялся в интересах управляющей компании холдинга «Спецремонт».

Холдинг объединяет более 30 предприятий, оказывающих услуги по ремонту и сервисному обслуживанию военной автомобильной и бронетанковой техники, средств ПВО.

Предприятия холдинга обслуживают воинские части на всей территорию РФ.

Более 95% выручки предприятий холдинга формируется по гособоронзаказу (ГОЗ).

Проект предполагал создание в холдинге автоматизированной системы (АС) «Корпоративное управление закупками».

Цель создания АС — обеспечить контроль за закупками дочерних обществ и организовать централизованные закупки наиболее востребованной продукции.

Организация закупок продукции для сервисных предприятий, обслуживающих военную технику по гособоронзаказу — это один из ключевых видов деятельности, определяющих эффективность работы каждого предприятия и холдинга в целом.

Основная особенность закупок для таких предприятий заключается в том, что потребность в закупке продукции окончательно определяется непосредственное во время выполнения работ по ремонту конкретной единицы техники, в то время как предприятие имеет жёсткие сроки выполнения контрактов в рамках гособоронзаказа.

Учитывая, что многие запасные части имеют длительный срок поставки, несвоевременная поставка запасных частей — это наиболее частая причина срыва сроков выполнения работ по госконтрактам.

Заблаговременная закупка запасных частей возможна только в условиях неизменности заключённого контракта и достаточно точной статистики востребованности тех или иных деталей при выполнении работ.

Исходное состояние

Побудительной причиной создания АС «Корпоративное управление закупками» стал рост неликвидных запасов и ухудшение оборачиваемости ТМЦ на предприятиях холдинга.

Проведённый анализ показал, что основной причиной роста неликвидных запасов стало неверное прогнозирование производственной потребности предприятий холдинга.

Приёмочная комиссия

Приёмочная комиссия была сформирована из Руководства головной организации — ОАО «Спецремонт».

Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Постановка задачи

Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:

1. В системе должен быть организован сбор и централизованное согласование потребности дочерних обществ в закупке продукции.
2. По каждому элементу потребности управляющая компания должна выбрать организатора закупки: дочернее общество или управляющая компания.
3. Из согласованных элементов потребности непосредственно в АС должны формироваться закупочные лоты.
4. Все договоры дочерних обществ на закупку продукции должны проходить согласование в управляющей компании.
5. При согласовании договора должно автоматически контролироваться соответствие спецификации заключаемого договора составу сформированного в системе закупочного лота.

Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:

1. Программно-информационный комплекс автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие.
2. Система является полностью централизованной. Вся информация обрабатывается и хранится в единой информационной базе, управляемой ИТ-службой головной организации.
3. Доступ представителей дочерних обществ к системе организуется в виде web-интерфейса через интернет-браузер.
4. Ключевая нормативно-справочная информация ведётся представителями головной организации.
5. Создаваемая система интегрируется с системой электронного документооборота управляющей компании, в которой должны проходить согласование договоры дочерних обществ. Результаты согласования должны автоматически передаваться в основную систему.

Общая длительность жизненного цикла создания АС составила 9 месяцев.

Релизы АС вводились в действие одновременно во всех дочерних обществах.

В результате внедрения создано около 200 автоматизированных рабочих мест.

Применение АС позволило:

• полностью предотвратить образование неликвидных запасов ТМЦ;
• более чем в 2 раза ускорить оборачиваемость ТМЦ на предприятиях холдинга;
• полностью и своевременно выполнить производственную программу 2015 года.