Автоматизация повагоного учёта отгрузок угля и управления взаиморасчётами в компании «Русский Уголь»

Компания «Русский Уголь» была основана в 2002 году. Основные производственные активы Компании расположены в четырех регионах России: Ростовской, Кемеровской, Амурской областях и Республике Хакасия. «Русский Уголь» объединяет 6 угольных разрезов, 8 шахт, 3 обогатительные фабрики, а также энергообеспечивающие, транспортные и ремонтные предприятия. Основным видом деятельности организации является добыча и реализация каменного угля на территории РФ и на экспорт. Основные отгрузки угля осуществляются по железной дороге.

Для удовлетворения требований ОАО «Русский уголь» по улучшению финансовых показателей деятельности предприятия за счет повышения эффективности управления, увеличения объема продаж, контроля над исполнением условий договоров и создания механизмов управления дебиторской задолженностью было принято решение о реализации проекта на базе используемой на предприятии системы «1С:Управление Производственным Предприятием 8».

Перед ООО «БизнесРешение» была поставлена следующая задача:

Создать инструмент для контроля состояния взаимоотношений с клиентом — «Лицевой счет». Контроль должен осуществляться по данным оперативного учета и показывать состояние расчетов по официальным документам с детализацией до уровня единичных поставок (железнодорожных квитанций — «повагонка») и фактического оказания услуг (уголь/доставка/агентское вознаграждение). Лицевой счет должен давать исчерпывающую информацию о состоянии дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Предусмотреть возможность приема и обработки заявок от контрагентов на поставку угля, возможность предварительного контроля условий поставок по заявкам, а также механизмов разрешения отгрузки по оперативным заявкам. Обеспечить возможность отражения и контроля выполнения договоров реализации угля.

Для выполнения поставленной задачи требовалось внедрить информационную систему, которая позволит оценивать выгоду от каждого клиента на основе оперативного учета реально осуществленных продаж, а также условий их оказания, позволит ввести классификацию клиентов по объему отгрузки, динамике оплат, и т.п.

Компанией «БизнесРешение» была проведена диагностика, по результатам которой выполнены доработки конфигурации «1С:Управление Производственным Предприятием 8» — реализован сквозной бизнес-процесс, отражающий в оперативном режиме состояние лицевого счета каждого клиента в любой момент времени, начиная от отгрузки угля (железнодорожная квитанция), заканчивая поступлением оплаты.

После реализации подсистемы «Лицевой счет» (Повагонка) на базе «1С: Управление Производственным Предприятием 8» достигнуты следующие результаты:

• Сформирована единая база контрагентов ОАО «Русский Уголь» и договоров по ним.
• Сформирована единая система по отгрузкам ОАО «Русский Уголь».
• Вводятся оперативные документы (наряды на отгрузку, ж/д накладные, ж/д квитанции, акты на отпуск угля, талоны на отгрузку).
• Фиксируется оперативная консолидированная информация об отгрузках.
• Формируется лицевой счет контрагента (по оперативным документам).
• Разносятся платежи от покупателей на оперативные документы отгрузки (ж/д квитанции/ акты на отпуск угля / талоны на отгрузку) и контролируется состояние задолженности.
• Анализируется дебиторская и кредиторская задолженность на основании оперативных данных.
• Формируется отчет по состоянию задолженности по контрагентам, анализ кредиторской и дебиторской, в т.ч. просроченную задолженность. По просроченной дебиторской задолженности указывается количество дней задолженности. По плановой дебиторской задолженности указывается дата наступления срока оплаты.
• Написаны подробные инструкции пользователей, в зависимости от роли конкретного пользователя.
• Произведено обучение пользователей, как в Московском филиале, так и в регионах (по средствам видеоконференций).
• Выполнена первичная настройка системы и подготовка ее к старту во всех четырех филиалах предприятия.
• Подсистема передана на сопровождение.

Пользователям подсистемы являются следующие подразделения Заказчика:

• Департамент по коммерции ОАО «Русский Уголь».
• Управление контроля дебиторской и кредиторской задолженности.
• Департамент по коммерции филиалов в четырех регионах России: Ростовской, Кемеровской, Амурской областях и Республике Хакасия.
• Департамент по экономическим вопросам.

18 июня 2009 г. В соответствии с приказом по предприятию система передана в промышленную эксплуатацию. В ходе проекта было автоматизировано 100 рабочих мест, среднее количество одновременно работающих пользователей — 52. Планируется дальнейшее развитие системы в следующем направлении:

• Блокировка на системном уровне отгрузок по контрагентам с просроченной дебиторской задолженностью и превышением лимита дебиторской задолженности.
• Разрешение отгрузок контрагентам с просроченной дебиторской задолженностью и превышением лимита дебиторской задолженности руководителем (в соответствии с приказом).
• Контроль просроченной дебиторской задолженности и лимита дебиторской задолженности.
• Планирование продаж продукции на год (месяц).
• Отслеживание выполнения плана на год (месяц).
• Создание эффективной, прозрачной, ежедневно контролируемой системы мотивации сотрудников Департамента по коммерции и других подразделений.
• Оперативная корректировка плана по выработке продукции на месяц.
• Планирование заказа ж/д транспорта (форма ГУ-12).
• Планирование платежей ОАО «Русский Уголь».

Компания «БизнесРешение» выполнила работы по внедрению качественно, в установленные сроки. Рекомендуем компанию «БизнесРешение» как надежного и профессионального партнера по внедрению информационных систем.