Группа компаний «ВОСТОК-СЕРВИС»
Группа компаний «Восток-сервис» - сама по себе уникальный Заказчик. Это не просто крупное предприятие, это холдинг с отлаженными механизмами взаимодействия различных структур, каждая из которых обладает своими особенностями. Более того, часть этих структур используют в своей деятельности автоматизированные системы, которые не планировалось замещать в рамках проекта.
Крупная филиальная сеть, множество розничных точек и удаленных складов, большое количество производственных площадок – всё это диктует необходимость учесть в системе самые разнообразные нюансы хозяйственной деятельности.
В рамках проекта удалось создать достаточно универсальную систему, при этом процессы были в достаточной степени стандартизованы, чтобы по максимуму использовать типовую функциональность 1С:ERP.
Важным отличием от других проектов являются особенности, которые накладывает отрасль Заказчика. Текстильной и лёгкой промышленности в приложении к специальной обуви и одежде свойственна большая гибкость в изменении заказов покупателей и, соответственно, планов производства и заказов фабрикам. Объем производственных заказов в данной отрасли существенно варьируется по времени и часто превышает производственные мощности, поэтому качество планирования и распределения заказов по мощностям становится одной из ключевых задач работы предприятия.
Обеспечить устойчивую и оптимальную работу системы планирования, распределения заказов фабрикам, их изменений и других производственных процессов в таких вариабельных условиях - данная нетривиальная задача была решена средствами 1С:ERP в ГК «Восток-Сервис».
Группа компаний «Восток-Сервис» — лидер российского и европейского рынка средств охраны труда, крупнейший в России и Европе разработчик, производитель и поставщик спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ). Российские активы «Восток-Сервис» — собственная уникальная производственная база (11 швейных и 4 обувные фабрики), мощная сеть региональных представительств (120 филиалов), разветвленная розничная сеть (260 фирменных магазинов).
В границы проекта были включены следующие объекты автоматизации:
1200 пользователей
15 собственных фабрик
120 филиалов
260 фирменных магазинов
Процесс бюджетирования осуществлялся при помощи таблиц Excel. Различные формы бюджета направлялись бюджетным отделом по электронной почте в ЦФО и обратно собирались заполненные таблицы. Исходя из этих данных вручную или с использованием макросов формировались сводные бюджеты. В связи с отсутствием автоматизированных средств подготовки бюджетов необходимо было вручную выполнять перекрестные проверки данных в различных формах.
Для казначейства, ведения управленческого и регламентированного учета использовалась АС собственной разработки. Система разрабатывалась более 25 лет и имела много «исторически сложившихся» проектных решений, которые не соответствовали текущим требованиям бизнеса. При этом были трудности с поиском на рынке труда программистов, которые могли бы поддерживать и развивать систему.
Особенно большие трудности это вызывало в бухгалтерском и налоговом учете. Любые изменения законодательства, а также необходимость сдачи ежеквартальной отчетности требовали постоянной разработки. Формирование книг покупок и продаж для НДС выполнялось в Excel. Дополнительные сложности создавала необходимость интеграции со смежными АС, разработанными на различных платформах, в том числе, на базе платформы 1С (1С: Зарплата и управление персоналом, 1С:MDM и т.д.).Процесс управления производством был автоматизирован и унифицирован в недостаточной степени.
Создание АС «ERP» в ГК «Восток-сервис» происходило по проектной технологии, которая сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2015.
Проектная технология подразумевает создание системы в несколько релизов. Каждый из релизов проходил полноценную опытно-промышленную эксплуатацию, чтобы Заказчик имел возможность по результатам этой эксплуатации выдать дельта-требования к системе.
В начале проекта были согласованы руководящие документы – Устав проекта и Состав приемочной комиссии. Затем составлено Техническое задание на систему, содержащее системно-независимые требования. Это позволило говорить с Заказчиком на его языке.
Далее было выполнено моделирование этих требований на подходящих типовых продуктах 1С, выбрана архитектура будущей системы и составлены реестры доработок. После разработки выполнялась сдача системы Заказчику и подготовка к запуску в эксплуатацию: приведение в порядок НСИ, подготовка данных, обучение сотрудников, написание инструкций, технические мероприятия.
Опытно-промышленная эксплуатация для различных объектов автоматизации длилась разное количество времени – в зависимости от особенностей вида деятельности и согласованного с Заказчиком плана эксплуатации АС.
По результатам эксплуатации с Заказчиком согласовывалось Техническое задание на вторую версию АС, в рамках которого можно было учесть все пожелания, выявленные в ходе реальной работы с системой.
Основная цель проекта – обеспечить менеджеров различного уровня и собственников бизнеса достоверной оперативной информацией для принятия управленческих решений.
Для решения задач и достижения целей проекта потребовалось спроектировать систему, которая объединила функционал трех типовых продуктов фирмы «1С»:
Широкие возможности «1С:ERP Управление предприятием 2» были использованы для решения задач бюджетирования, построения гибкой системы управленческого учета, готовой к возможным изменениям методологии учета на предприятии, решения задач планирования и управления производством, а также задач управления казначейства.
Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета была выбрана полностью типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», что позволило Заказчику своевременно получать все необходимые обновления от фирмы «1С». При этом большая часть первичных документов загружается из ERP-системы и регистрируется в учете автоматически.
Возможности «1С:Документооборот КОРП» были использованы для автоматизации многоступенчатого процесса согласования заявок на расходование денежных средств, а также для реализации бюджетного процесса компании.
Важной особенностью внедрения стало наличие у Заказчика ряда узкоспециализированных систем, отказаться от которых в ходе выполнения проекта не представлялось возможным. Перечень смежных корпоративных приложений включает 5 продуктов фирмы «1С» и 5 зарубежных систем:
С каждой из этих систем был настроен регулярный бесперебойный обмен.
Интеграция реализована по сценарию «запрос-ответ», взаимодействие систем организовано через интеграционную шину. Каждый документ или элемент нормативно-справочной информации передается в виде отдельного пакета данных. В общей сложности было спроектировано более 100 видов пакетов.
С начала эксплуатации системы через шину уже прошло около 1 миллиона сообщений.
Первой в эксплуатацию была переведена подсистема бюджетирования. Часть бюджетов начали регистрировать в системе уже в рамках перевода системы в эксплуатацию – это было сделано для того, чтобы максимально провести бюджетную кампанию 2020 года в системе. Т.к. чем полноценнее проведена эксплуатация, тем качественнее Заказчик сможет выдать дополнительные требования к 2-й версии системы.
Бюджетная кампания была проведена в АС в полном объеме. Подготовлено:
Предусмотрен процесс регистрации универсального бюджета и корректировок бюджетов.
Подсистема бюджетирования является источником лимитов расходования денежных средств для подсистемы казначейства.
С первого рабочего дня 2020 года стартовала эксплуатация трех неразрывно связанных экономических подсистем: казначейство, управленческий и бухгалтерский учет.
Чтобы обеспечить выполнение всех требований Заказчика была создана интегрированная автоматизированная система, состоящая из следующих программных продуктов:
По результатам предпроектного обследования эти подсистемы было решено запускать одновременно, т.к. они являются поставщиками информации друг для друга:
Стоит отметить, что системой складского учета в части готовой продукции и товаров является WMS SAP, поэтому в ходе подготовки АС к запуску настроена объемная интеграция 1С:ERP Управление предприятием 2 с WMS SAP для получения всех складских операций, закупочных и продажных документов.
Ключевым объектом автоматизации в первые дни запуска являлось казначейство, т.к. сбои в функционировании АС могли привести к остановке платежей в организации, ведь все платежи формируются исключительно в системе и выгружаются в клиент-банки. Однако эксплуатация первых дней показала эффективную работу системы и слаженность проектной команды. Все платежи были выполнены вовремя.
В подсистеме казначейства утверждаются лимиты расходования денежных средств, оформляются и согласуются заявки на оплату. Автоматизировано формирование реестра платежей, разработаны различные системы выбора заявок к оплате в текущий день. 100% платежей выполняется через систему 1С:ERP. Реализованы платежные шлюзы со всеми банками, которые присутствуют в контуре предприятия.
1С «ERP» стала неотъемлемой частью процессов ГК «Восток-сервис». Все факты хозяйственной жизни находят свое отражение в системе.
При регистрации каждое событие фиксируется:
Причем:
Сам план счетов управленческого учета реализован на базе плана счетов международного учета.
Такое решение позволило использовать типовые механизмы для формирования стандартных отчетов – оборотно-сальдовой ведомости и прочих.
Правила формирования движений по регистрам и счетам управленческого учета настраиваются с помощью нового справочника хозяйственных операций.
Реализованный механизм позволяет осуществлять тонкую настройку движений с возможностью указания:
Предприятие является производственным и изготавливает продукцию по давальческой схеме.
Для производимой, а также покупной продукции необходимо рассчитывать фактическую себестоимость.
Сам механизм расчета оставлен полностью типовым, однако, чтобы учесть особенности формирования себестоимости перед запуском расчета с помощью новых механизмов выполняется ряд действий, таких как:
Отдельного упоминания заслуживает механизм формирования управленческого баланса и других управленческих отчетов.
В системе предусмотрена возможность гибкой настройки формирования строк баланса (как самого перечня строк, так и правил формирования каждой строки), а также настройки расчета показателей отчетов управленческого учета.
Таким образом, система готова к возможным изменениям методологии УУ на предприятии (изменению перечня КБК или плана счетов) без необходимости внесения изменений в конфигурацию.
Для того, чтобы выполнить все функциональные требования Заказчика, в систему 1С:ERP было внесено достаточно много доработок. При этом система регламентированного учета должна была остаться легко обновляемой. Кроме того, Заказчиком было поставлено требование о разделении информационных баз для каждого предприятия холдинга.
В связи с этим было принято решение использовать для объекта автоматизации «Регламентированный учет» полностью типовую систему 1С:Бухгалтерия КОРП. Особенностью учета ГК «Восток-сервис» является то, что все первичные документы регистрируются в управленческом учете и затем отражаются в регламентированном учете. Для трансляции всех фактов хозяйственной жизни из управленческого в регламентированный учет была настроена синхронизация данных между 1С: ERP и 1С:Бухгалтерией КОРП. Таким образом, исключена необходимость «двойного ввода» информации, а бухгалтерия своевременно обеспечена первичной документацией.
После отладки экономических подсистем был выполнен запуск в эксплуатацию производственной подсистемы 1С:ERP.
В рамках нее запущены процессы распределения продукции по производственным площадкам, формирование и управление заказами фабрикам, управление отгрузками сырья на фабрики.
1С:ERP позволяет проконтролировать, что весь план приходов готовой продукции распределен по заказам фабрикам. Производственные подразделения имеют возможность управлять взаимоотношениями с фабриками, отслеживая и корректируя заказы фабрикам. Также эти заказы являются распоряжениями для склада на приемку готовой продукции.В подсистеме управления отгрузками сырья на фабрики выполняется процесс взаимодействия производственных подразделений и склада. Сотрудники производственных подразделений имеют возможность более эффективно договариваться между собой за конкурентное сырье, ориентироваться на складские остатки при формировании заявок на отгрузку. А сотрудникам склада предоставлен удобный интерфейс обработки этих заявок и формирования распоряжений на отгрузку со склада.
Продолжается развитие производственной подсистемы и дополнение ее процессами планирования и обеспечения производства материальными ресурсами.
Достигнута цель и выполнены все поставленные задачи проекта: