Комплексная автоматизация производственно-торговой группы компаний

СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

Группа компаний «Восток-Сервис» — лидер российского и европейского рынка средств охраны труда, крупнейший в России и Европе разработчик, производитель и поставщик спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты (СИЗ). Российские активы «Восток-Сервис» — собственная уникальная производственная база (11 швейных и 4 обувные фабрики), мощная сеть региональных представительств (120 филиалов), разветвленная розничная сеть (260 фирменных магазинов).

В границы проекта были включены следующие объекты автоматизации:

• Бюджетирование.
• Казначейство.
• Управленческий учет.
• Бухгалтерский и налоговый учет.
• Управление производством.

Исходное состояние

Процесс бюджетирования осуществлялся при помощи таблиц Excel. Различные формы бюджета направлялись бюджетным отделом по электронной почте в ЦФО и обратно собирались заполненные таблицы. Исходя из этих данных вручную или с использованием макросов формировались сводные бюджеты. В связи с отсутствием автоматизированных средств подготовки бюджетов необходимо было вручную выполнять перекрестные проверки данных в различных формах.

Для казначейства, ведения управленческого и регламентированного учета использовалась АС собственной разработки. Система разрабатывалась более 25 лет и имела много «исторически сложившихся» проектных решений, которые не соответствовали текущим требованиям бизнеса. При этом были трудности с поиском на рынке труда программистов, которые могли бы поддерживать и развивать систему.

Особенно большие трудности это вызывало в бухгалтерском и налоговом учете. Любые изменения законодательства, а также необходимость сдачи ежеквартальной отчетности требовали постоянной разработки. Формирование книг покупок и продаж для НДС выполнялось в Excel. Дополнительные сложности создавала необходимость интеграции со смежными АС, разработанными на различных платформах, в том числе, на базе платформы 1С (1С: Зарплата и управление персоналом, 1С:MDM и т.д.).

Процесс управления производством был автоматизирован и унифицирован в недостаточной степени.

Создание АС «ERP» в ГК «Восток-сервис» происходило по проектной технологии, которая сертифицирована по международному стандарту ISO 9001:2015.

Проектная технология подразумевает создание системы в несколько релизов. Каждый из релизов проходил полноценную опытно-промышленную эксплуатацию, чтобы Заказчик имел возможность по результатам этой эксплуатации выдать дельта-требования к системе.

В начале проекта были согласованы руководящие документы – Устав проекта и Состав приемочной комиссии. Затем составлено Техническое задание на систему, содержащее системно-независимые требования. Это позволило говорить с Заказчиком на его языке.

Далее было выполнено моделирование этих требований на подходящих типовых продуктах 1С, выбрана архитектура будущей системы и составлены реестры доработок. После разработки выполнялась сдача системы Заказчику и подготовка к запуску в эксплуатацию: приведение в порядок НСИ, подготовка данных, обучение сотрудников, написание инструкций, технические мероприятия.

Опытно-промышленная эксплуатация для различных объектов автоматизации длилась разное количество времени – в зависимости от особенностей вида деятельности и согласованного с Заказчиком плана эксплуатации АС.

По результатам эксплуатации с Заказчиком согласовывалось Техническое задание на вторую версию АС, в рамках которого можно было учесть все пожелания, выявленные в ходе реальной работы с системой.

Цели проекта

Основная цель проекта – обеспечить менеджеров различного уровня и собственников бизнеса достоверной оперативной информацией для принятия управленческих решений.

1. Организовать выполнение процессов в единой информационной системе, обеспечить взаимосвязь процессов на программном уровне.
2. Создать систему, гибкую к изменяющимся требованиям бизнеса.
3. В части бухгалтерского и налогового учета – создать легко обновляемую систему, устойчивую к часто изменяющемуся законодательству.
4. Детально проработать процессы предприятия, попадающие в контур проекта, и оптимизировать их для увеличения контролируемости, снижения трудозатрат и расходов предприятия.
5. Организовать в системе бюджетный процесс, позволяющий повысить эффективность использования ресурсов предприятия, обосновать затраты, достичь целевых показателей.
6. Обеспечить процессы эффективного взаимодействия между подразделениями в рамках бюджетной кампании.
7. Осуществлять сбор заявок на оплату от ЦФО и контроль платежей в соответствии с бюджетными лимитами. Составлять реестры платежей и управлять ими.
8. Организовать детальное ведение управленческого учета, который является также источником данных для регламентированного учета (единая точка ввода информации).
9. Получать актуальную информацию о плановой и фактической себестоимости производимой и покупной продукции.
10. Рассчитывать финансовый результат деятельности предприятия в необходимых разрезах.
11. Получать управленческую отчетность из системы.
12. Оперативно оформлять необходимые документы регламентированного учета и формировать регламентированные отчеты.
13. Снизить трудозатраты на подготовку управленческой и регламентированной отчетности.
14. Организовать контроль распределения запланированной к производству продукции по производственным площадкам.
15. Формировать заказы фабрикам и контролировать выполнение этих заказов.

Основные проектные решения

Для решения задач и достижения целей проекта потребовалось спроектировать систему, которая объединила функционал трех типовых продуктов фирмы «1С»:

• 1С:ERP Управление предприятием 2,
• 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП,
• 1С:Документооборот КОРП.

Широкие возможности «1С:ERP Управление предприятием 2» были использованы для решения задач бюджетирования, построения гибкой системы управленческого учета, готовой к возможным изменениям методологии учета на предприятии, решения задач планирования и управления производством, а также задач управления казначейства.

Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета была выбрана полностью типовая конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП», что позволило Заказчику своевременно получать все необходимые обновления от фирмы «1С». При этом большая часть первичных документов загружается из ERP-системы и регистрируется в учете автоматически.

Возможности «1С:Документооборот КОРП» были использованы для автоматизации многоступенчатого процесса согласования заявок на расходование денежных средств, а также для реализации бюджетного процесса компании.

Важной особенностью внедрения стало наличие у Заказчика ряда узкоспециализированных систем, отказаться от которых в ходе выполнения проекта не представлялось возможным. Перечень смежных корпоративных приложений включает 5 продуктов фирмы «1С» и 5 зарубежных систем:

• 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией;
• 1С:TMS Логистика. Управление перевозками;
• 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:Розница;
• IBM Cognos;
• Система PDM собственной разработки Заказчика;
• Система управления спецзаказами собственной разработки Заказчика;
• SAP (WMS, Сбыт);
• CRM Битрикс24.

С каждой из этих систем был настроен регулярный бесперебойный обмен.

Интеграция реализована по сценарию «запрос-ответ», взаимодействие систем организовано через интеграционную шину. Каждый документ или элемент нормативно-справочной информации передается в виде отдельного пакета данных. В общей сложности было спроектировано более 100 видов пакетов.

С начала эксплуатации системы через шину уже прошло около 1 миллиона сообщений.

Бюджетирование

Первой в эксплуатацию была переведена подсистема бюджетирования. Часть бюджетов начали регистрировать в системе уже в рамках перевода системы в эксплуатацию – это было сделано для того, чтобы максимально провести бюджетную кампанию 2020 года в системе. Т.к. чем полноценнее проведена эксплуатация, тем качественнее Заказчик сможет выдать дополнительные требования к 2-й версии системы.

Бюджетная кампания была проведена в АС в полном объеме. Подготовлено:

• 55 функциональных бюджетов со сложными взаимосвязями;
• 3 финансовых бюджета:
  • бюджет доходов и расходов;
  • бюджет движения денежных средств;
  • бюджет балансового листа.

Предусмотрен процесс регистрации универсального бюджета и корректировок бюджетов.

Подсистема бюджетирования является источником лимитов расходования денежных средств для подсистемы казначейства.

Экономические подсистемы (казначейство, УУ, БУ)

С первого рабочего дня 2020 года стартовала эксплуатация трех неразрывно связанных экономических подсистем: казначейство, управленческий и бухгалтерский учет.

Чтобы обеспечить выполнение всех требований Заказчика была создана интегрированная автоматизированная система, состоящая из следующих программных продуктов:

• 1С:ERP Управление предприятием 2:
  • казначейство,
  • бюджетирование,
  • управленческий учет и формирование управленческой отчетности,
  • управление производством.
• 1С:Документооборот КОРП:
  • Процессы согласования для казначейства;
• 1С:Бухгалтерия КОРП:
  • Бухгалтерский и налоговый учет, подготовка регламентированной отчетности.

По результатам предпроектного обследования эти подсистемы было решено запускать одновременно, т.к. они являются поставщиками информации друг для друга:

• фактические сведения о платежах из подсистемы казначейства необходимы для управленческого и бухгалтерского учета;
• факты хозяйственной жизни регистрируются сначала в управленческом учете, а затем в виде первичных документов транслируются в бухгалтерский учет.

Стоит отметить, что системой складского учета в части готовой продукции и товаров является WMS SAP, поэтому в ходе подготовки АС к запуску настроена объемная интеграция 1С:ERP Управление предприятием 2 с WMS SAP для получения всех складских операций, закупочных и продажных документов.

Казначейство

Ключевым объектом автоматизации в первые дни запуска являлось казначейство, т.к. сбои в функционировании АС могли привести к остановке платежей в организации, ведь все платежи формируются исключительно в системе и выгружаются в клиент-банки. Однако эксплуатация первых дней показала эффективную работу системы и слаженность проектной команды. Все платежи были выполнены вовремя.

В подсистеме казначейства утверждаются лимиты расходования денежных средств, оформляются и согласуются заявки на оплату. Автоматизировано формирование реестра платежей, разработаны различные системы выбора заявок к оплате в текущий день. 100% платежей выполняется через систему 1С:ERP. Реализованы платежные шлюзы со всеми банками, которые присутствуют в контуре предприятия.

Управленческий учет

1С «ERP» стала неотъемлемой частью процессов ГК «Восток-сервис». Все факты хозяйственной жизни находят свое отражение в системе.

При регистрации каждое событие фиксируется:

• В регистрах УУ в разрезе кодов бюджетной классификации;
• На счетах управленческого учета.

Причем:

• Для КБК может быть установлено более 25 аналитических разрезов;
• Для счетов УУ (помимо субконто) – более 20 аналитических разрезов, по которым могут быть проанализированы остатки по счетам.

Сам план счетов управленческого учета реализован на базе плана счетов международного учета.

Такое решение позволило использовать типовые механизмы для формирования стандартных отчетов – оборотно-сальдовой ведомости и прочих.

Правила формирования движений по регистрам и счетам управленческого учета настраиваются с помощью нового справочника хозяйственных операций.

Реализованный механизм позволяет осуществлять тонкую настройку движений с возможностью указания:

• Регистратора, при проведении которого формируются движения.
• Источника данных.
  В качестве источника могут выступать как реквизиты документа (шапки или табличных частей), так и сформированные документом движения по типовым учетным регистрам.
• Условий формирования операции.
  Например, в зависимости от реквизитов номенклатуры для каждой строки документа может быть сформирована своя операция – по своим КБК и счету УУ.
• Правил формирования движений:
  • По счетам УУ;
  • По КБК.
    Правила настраиваются для каждого аналитического разреза счета или КБК, причем заполнение аналитики может быть задано как из источника (по данным документа или регистра), так и фиксированным значением, указанным при настройке операции.
    Отдельно задаются правила формирования рублевых и валютных сумм операции.

Предприятие является производственным и изготавливает продукцию по давальческой схеме.

Для производимой, а также покупной продукции необходимо рассчитывать фактическую себестоимость.

Сам механизм расчета оставлен полностью типовым, однако, чтобы учесть особенности формирования себестоимости перед запуском расчета с помощью новых механизмов выполняется ряд действий, таких как:

• Распределение сырья на выпущенную продукцию.
  Данный механизм позволяет сотрудникам производственных подразделений контролировать и управлять расходованием сырья на выпущенную продукцию.
• Расчет и начисление дополнительных компонентов цены.

Отдельного упоминания заслуживает механизм формирования управленческого баланса и других управленческих отчетов.

В системе предусмотрена возможность гибкой настройки формирования строк баланса (как самого перечня строк, так и правил формирования каждой строки), а также настройки расчета показателей отчетов управленческого учета.

Таким образом, система готова к возможным изменениям методологии УУ на предприятии (изменению перечня КБК или плана счетов) без необходимости внесения изменений в конфигурацию.

Бухгалтерский учет

Для того, чтобы выполнить все функциональные требования Заказчика, в систему 1С:ERP было внесено достаточно много доработок. При этом система регламентированного учета должна была остаться легко обновляемой. Кроме того, Заказчиком было поставлено требование о разделении информационных баз для каждого предприятия холдинга.

В связи с этим было принято решение использовать для объекта автоматизации «Регламентированный учет» полностью типовую систему 1С:Бухгалтерия КОРП. Особенностью учета ГК «Восток-сервис» является то, что все первичные документы регистрируются в управленческом учете и затем отражаются в регламентированном учете. Для трансляции всех фактов хозяйственной жизни из управленческого в регламентированный учет была настроена синхронизация данных между 1С: ERP и 1С:Бухгалтерией КОРП. Таким образом, исключена необходимость «двойного ввода» информации, а бухгалтерия своевременно обеспечена первичной документацией.

Управление производством

После отладки экономических подсистем был выполнен запуск в эксплуатацию производственной подсистемы 1С:ERP.

В рамках нее запущены процессы распределения продукции по производственным площадкам, формирование и управление заказами фабрикам, управление отгрузками сырья на фабрики.

1С:ERP позволяет проконтролировать, что весь план приходов готовой продукции распределен по заказам фабрикам. Производственные подразделения имеют возможность управлять взаимоотношениями с фабриками, отслеживая и корректируя заказы фабрикам. Также эти заказы являются распоряжениями для склада на приемку готовой продукции.

В подсистеме управления отгрузками сырья на фабрики выполняется процесс взаимодействия производственных подразделений и склада. Сотрудники производственных подразделений имеют возможность более эффективно договариваться между собой за конкурентное сырье, ориентироваться на складские остатки при формировании заявок на отгрузку. А сотрудникам склада предоставлен удобный интерфейс обработки этих заявок и формирования распоряжений на отгрузку со склада.

Продолжается развитие производственной подсистемы и дополнение ее процессами планирования и обеспечения производства материальными ресурсами.

Достигнута цель и выполнены все поставленные задачи проекта:

1. Организовано выполнение процессов в единой информационной системе, обеспечена взаимосвязь процессов на программном уровне.
   Все подсистемы тесно связаны между собой и являются источниками информации друг для друга. Все пользователи системы используют единую информацию для принятия решений.
2. Создана система, гибкая к изменяющимся требованиям бизнеса.
   Реализованы различные конструкторы, позволяющие гибко настраивать аналитические разрезы и способы отражения данных в учете, формировать отчеты по сложным формулам и со сложными взаимосвязями. Широко задействована базовая функциональность 1С:ERP, в которой также для многих процессов предусмотрена мультивариантность.
3. В части бухгалтерского и налогового учета создана легко обновляемая система, устойчивая к часто изменяющемуся законодательству.
   Система 1С:Бухгалтерия КОРП, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет, является полностью типовой, что позволяет быстро и своевременно получать обновления от вендора.
4. Детально проработаны процессы предприятия, попадающие в контур проекта, проведена оптимизация этих процессов для увеличения контролируемости, снижения трудозатрат и расходов предприятия.
5. В системе организован бюджетный процесс, позволяющий повысить эффективность использования ресурсов предприятия, обосновать затраты, достичь целевых показателей. Обеспечены процессы эффективного взаимодействия между подразделениями в рамках бюджетной кампании.
   В системе успешно проведены бюджетные кампании 2020 и 2021 года.
6. Внедрена система сбора и согласования заявок на оплату от ЦФО и контроль платежей в соответствии с бюджетными лимитами. Составляются реестры платежей, позволяющие управлять ими.
   100 % платежей осуществляется в ЕРП, от создания и согласования заявки на оплату до формирования банковской выписки.
7. Организовано детальное ведение управленческого учета, который является также источником данных для регламентированного учета (единая точка ввода информации).
   Вся необходимая информация из управленческого учета попадает в бухгалтерский учет в виде первичных документов.
8. Организовано получение актуальной информации о плановой и фактической себестоимости производимой и покупной продукции.
   Ежемесячно выполняется расчет плановой и фактической себестоимости продукции, данные которого являются основой для расчета других показателей и формирования отчетов, используемых руководителями различных уровней.
9. Рассчитывается финансовый результат деятельности предприятия в необходимых разрезах.
10. Реализовано получение управленческой отчетности из системы.
    По сравнению с историческими системами Заказчика 1С:ERP выдает информацию в самых разнообразных аналитических разрезах. В системе регулярно используется более 50-ти отчетов по данным управленческого учета.
11. Обеспечено своевременное оформление необходимых документов регламентированного учета, формирование и сдача регламентированной отчетности.
    Регламентированные отчеты предприятия формируются и сдаются из системы.
12. Снижены трудозатраты на подготовку управленческой и регламентированной отчетности.
    Система 1С:ERP оснащена различными контрольными проверками, что позволяет отсечь большое количество ошибок еще на этапе ввода информации.
    В части подготовки регламентированной отчетности имеются удобные, отработанные средства формирования бухгалтерских и налоговых отчетов, больше не требуется трудоемкая обработка данных в Excel.
13. Организован контроль распределения запланированной к производству продукции по производственным площадкам.
14. Формируются заказы фабрикам и контролируется выполнение этих заказов.
    Производственным дивизионом предприятия осуществляется формирование документов распределения по фабрикам и заказов фабрикам. Своевременно отслеживаются и при необходимости выполняются изменения заказов фабрикам.