Автоматизация корпоративного управления закупками в холдинге «Спецремонт»
Управление закупками холдинга
В результате выполнения проекта в оборонном холдинге «Спецремонт» был введен в действие процесс централизованного управления закупками предприятий холдинга.
Централизация контроля закупок стала возможной благодаря созданной на проекте автоматизированной системе «Корпоративное управление закупками», построенной на технологической платформе 1С:Предприятие.
Корпоративное управление закупками в созданной АС охватывает все этапы жизненного цикла закупки, начиная с формирования потребности, заканчивая заключением договора.
Создание автоматизированной системы позволило полностью остановить образование неликвидных запасов на предприятиях холдинга, ускорить более чем в 2 раза оборачиваемость запасов и существенно снизить риски срыва сроков по выполнению гособоронзаказа.
01
Предметная область
СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
Данный проект выполнялся в интересах управляющей компании холдинга «Спецремонт».
Холдинг объединяет более 30 предприятий, оказывающих услуги по ремонту и сервисному обслуживанию военной автомобильной и бронетанковой техники, средств ПВО.
Предприятия холдинга обслуживают воинские части на всей территорию РФ.
Более 95% выручки предприятий холдинга формируется по гособоронзаказу (ГОЗ).
Основные характеристики Предприятия:
заводов и баз
видов работ
марок техники и модификаций
закупок
Проект предполагал создание в холдинге автоматизированной системы (АС) «Корпоративное управление закупками».
Цель создания АС — обеспечить контроль за закупками дочерних обществ и организовать централизованные закупки наиболее востребованной продукции.
Организация закупок продукции для сервисных предприятий, обслуживающих военную технику по гособоронзаказу — это один из ключевых видов деятельности, определяющих эффективность работы каждого предприятия и холдинга в целом.
Основная особенность закупок для таких предприятий заключается в том, что потребность в закупке продукции окончательно определяется непосредственное во время выполнения работ по ремонту конкретной единицы техники, в то время как предприятие имеет жёсткие сроки выполнения контрактов в рамках гособоронзаказа.
Учитывая, что многие запасные части имеют длительный срок поставки, несвоевременная поставка запасных частей — это наиболее частая причина срыва сроков выполнения работ по госконтрактам.
Заблаговременная закупка запасных частей возможна только в условиях неизменности заключённого контракта и достаточно точной статистики востребованности тех или иных деталей при выполнении работ.
Исходное состояние
Побудительной причиной создания АС «Корпоративное управление закупками» стал рост неликвидных запасов и ухудшение оборачиваемости ТМЦ на предприятиях холдинга.
Проведённый анализ показал, что основной причиной роста неликвидных запасов стало неверное прогнозирование производственной потребности предприятий холдинга.
Наибольшая доля неликвидных запасов образовалась вследствие внесения изменений в спецификации контрактов после того, как предприятие уже закупило продукцию.
02
Реализация проекта
Приёмочная комиссия
Приёмочная комиссия была сформирована из Руководства головной организации — ОАО «Спецремонт».
Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Постановка задачи
Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:
- В системе должен быть организован сбор и централизованное согласование потребности дочерних обществ в закупке продукции.
- По каждому элементу потребности управляющая компания должна выбрать организатора закупки: дочернее общество или управляющая компания.
- Из согласованных элементов потребности непосредственно в АС должны формироваться закупочные лоты.
- Все договоры дочерних обществ на закупку продукции должны проходить согласование в управляющей компании.
- При согласовании договора должно автоматически контролироваться соответствие спецификации заключаемого договора составу сформированного в системе закупочного лота.
Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:
- Программно-информационный комплекс автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие.
- Система является полностью централизованной. Вся информация обрабатывается и хранится в единой информационной базе, управляемой ИТ-службой головной организации.
- Доступ представителей дочерних обществ к системе организуется в виде web-интерфейса через интернет-браузер.
- Ключевая нормативно-справочная информация ведётся представителями головной организации.
- Создаваемая система интегрируется с системой электронного документооборота управляющей компании, в которой должны проходить согласование договоры дочерних обществ. Результаты согласования должны автоматически передаваться в основную систему.
Хронология проекта
Общая длительность жизненного цикла создания АС составила 9 месяцев.
Релизы АС вводились в действие одновременно во всех дочерних обществах.
В результате внедрения создано около 200 автоматизированных рабочих мест.
03
Достигнутые результаты
Применение АС позволило:
- полностью предотвратить образование неликвидных запасов ТМЦ;
- более чем в 2 раза ускорить оборачиваемость ТМЦ на предприятиях холдинга;
- полностью и своевременно выполнить производственную программу 2015 года.
До создания АС
ПОСЛЕ создания АС
04
Отзыв
Отзыв о внедрении системы
В целях контроля роста неликвидных запасов на предприятиях Холдинга «Спецремонт» в 2013 году было принято решение об автоматизации процессов закупочной деятельности.
Холдинг «Спецремонт» осуществляет гарантийное и сервисное обслуживание, модернизацию, ремонт и утилизацию техники в интересах Вооруженных Сил Российской Федерации. В состав холдинга входят 43 производственных предприятия, расположенных в разных регионах РФ.
На основании открытых конкурсных процедур, в качестве партнёра по реализации проекта была выбрана компания «БизнесРешение».
В рамках реализации проекта были стандартизованы формы заявок предприятий на согласование потребности в закупаемой продукции, утверждён классификатор видов товаров и услуг, созданы средства автоматической обработки заявок и формирования закупочных лотов в управляющей компании. Потребность в закупке была увязана со спецификациями заключённых контрактов.
АО «Спецремонт» с помощью автоматизированной система «Корпоративное управление закупками» (АС КУЗ) на базе 1С начал контролировать в автоматизированном режиме централизованные бизнес-процессы, включающие:
- согласование потребности дочерних обществ;
- контроль за процедурами размещения заказов в дочерних обществах;
- согласование договора с поставщиком.
Опытная эксплуатация АС КУЗ заключалась в отработке 20-ти реальных сквозных процессов – от согласования потребности ДО в закупке до согласования платежа поставщику.
АС КУЗ официально переведена в промышленную эксплуатацию с 12 октября 2015 года.
Основные результаты, достигнутые АО «Спецремонт:
- к системе подключено 157 пользователей из 30 дочерних обществ;
- эффективность управления закупками ДО отслеживается в режиме реального времени при помощи показателей эффективности;
- формируются отчёты об обоснованной потребности ДО в соответствие с контрактами на ремонт;
- обеспечивается автоматический контроль соответствия спецификаций договоров подтверждённой потребности и спецификаций счетов согласованным контрактам;
- в АС КУЗ зарегистрировано 9 100 строк потребности в 528 заявках предприятий.
- среднее количество одновременно работающих в системе пользователей составляет более 75 человек;
По итогам реализации проекта АО «Спецремонт» добилось снижения «неликвидов» и рассматривает возможность дальнейшего развития комплекса систем корпоративного управления на платформе 1С в части создания типового решения для бухгалтерского учета ДО и планирования деятельности.
Компания «БизнесРешение» справилась с поставленной перед ней задачей и внедренное решение соответствует Техническому Заданию (потребностям организации) и требованиям удобства эксплуатации АС КУЗ.
АО «Спецремонт» высоко оценивает качество работы партнёра «1С» - Компании «БизнесРешение» и готово рекомендовать «БизнесРешение» прочим Заказчикам продуктов 1С.
Обеспечивая эксплуатацию системы, ИТ-служба холдинга «Спецремонт» пользуется рекомендациями и материалами, регулярно получаемыми от фирмы «1С» по подписке на диски ИТС.
И.о. 1-го заместителяГенерального директора
С. А. Казнаков
