Создание единой автоматизированной системы согласования договоров в группе DANONE
Унифицированные бизнес-процессы
В результате выполнения проекта в Группе DANONE был введён в действие единый унифицированный бизнес-процесс согласования договоров во всех предприятиях Группы на основе единой электронной системы, построенной на базе 1С:Документооборот КОРП.
Ввод в действие единой системы согласования договоров стал одной из вех интеграции организационных структур и бизнес-процессов группы ЮНИМИЛК и группы DANONE, сделка по слиянию которых состоялась в 2010 году.
01
Предметная область
СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
Группа компаний DANONE образована в 2010 году путём слияния молочного бизнеса в России и СНГ компаний DANONE и ЮНИМИЛК. На момент начала проекта объединённая компания называлась DANONE-ЮНИМИЛК. Одной из задач организационной интеграции после слияния стало создание единой автоматизированной системы (АС) поддержки унифицированных бизнес-процессов по согласованию договоров.
Заказчиком данного проекта стала ИТ-служба компании ЮНИМИЛК, в зону ответственности которой по решению руководства объединённой компании вошла поддержка бизнес-процессов по согласованию договоров.
Основные характеристики Предприятия:
заводов
пользователей
договоров в день
Исходное состояние
Проект был начат в декабре 2012 года.
В момент начала проекта каждая из объединяющихся организаций использовала собственную автоматизированную систему согласования документов. Системы были построены на разных несовместимых между собой технологических платформах (Lotus Notes и MS Sharepoint). Перед ИТ-службой объединённой компании встал вопрос выбора единой технологической платформы и базового прикладного ПО новой АС.
После проведения анализа предлагаемых систем по управлению документооборотом ИТ-служба компании сделала выбор в пользу прикладного решения 1С:Документооборот КОРП 1.2.
В Техническом задании на создание АС были установлены следующие цели:
- Унифицировать процессы согласования договоров.
- Централизовать управление деятельностью по согласованию договоров.
02
Реализация проекта
Проект реализовывался в несколько стадий. Первая стадия включала в себя создание тестового решения, на котором ИТ-служба Предприятия обкатала бизнес-процессы по согласованию договоров, возможности гибкой настройки бизнес-процесса и возможности применения правил динамического разграничения прав доступа.
Вторая стадия включала в себя создание окончательного решения и запуск его в московском офисе компании (200 пользователей).
На третьей стадии к системе были подключены все предприятия группы.
Хронология проекта
03
Достигнутые результаты
В результате выполненного проекта Заказчик получил систему, предусматривающую:
- возможность централизованно безопасно хранить документы;
- возможность оперативного доступа к документам с учетом прав пользователей;
- возможность регистрации всех входящих и исходящих документов, а также контроль внутренних документов;
- возможность просмотра и редактирования документов;
- возможность контроля версий документов;
- возможность полнотекстового поиска документов по их содержанию;
- возможность удобного механизма согласования, утверждения и контроля исполнения договоров;
- возможность маршрутизации договоров, настраиваемой по каждому виду договоров в отдельности;
- возможность автоматизированного механизма загрузки документов из электронной почты и со сканера;
- возможность учета и контроля исполнительской дисциплины сотрудников.
Вот некоторые из результатов создания АС:
До создания АС
ПОСЛЕ создания АС
04
Отзыв
Отзыв о внедрении системы
В Техническом задании на создание АС были установлены следующие цели:
- Унифицировать процессы согласования договоров.
- Централизовать управление деятельностью по согласованию договоров.
Перед ИТ-службой объединенной компании встал вопрос выбора единой технологической платформы и базового прикладного ПО новой АС.
После проведения анализа предлагаемых систем по управлению документооборотом ИТ-служба компании сделала выбор в пользу прикладного решения 1С:Документооборот КОРП 1.2.
Представителей ИТ-службы привлекли следующие характеристики базового прикладного решения 1С:Документооборот КОРП 1.2:
- наличие развитых встроенных механизмов согласования внутренних документов;
- возможность гибкой настройки бизнес-процессов;
- наличие механизмов версионирования файлов;
- широкие возможности по организации хранения документов с разграничением прав доступа;
- возможность постановки задач и контроля сроков их выполнения.
Кроме того, представителей компании привлекли следующие характеристики технологической платформы 1С:Предприятие 8.2:
- переносимость прикладных решений на платформе 1С:Предприятие, снижающая зависимость АС от используемой операционной системы;
- возможность работы с web-клиентом;
- возможность интеграции с корпоративной ИТ-инфраструктурой в части поддержки механизмов Active Directory, ЭЦП,
- корпоративной электронной почты.
В результате проведенного тендера работы по внедрению системы были поручены Группе компаний «БизнесРешение».
В рамках выполнения проекта были выполнены следующие работы:
- описание бизнес-процессов и бизнес-правил, применяемых при согласовании договоров;
- предварительные испытания возможностей интеграции прикладной системы с корпоративной ИТ- инфраструктурой предприятия (использование Active Directory, интеграция с корпоративной почтой, интеграция с внутренним провайдером ЭЦП, использование web-клиента);
- описание требований к АС, включая требования к созданию новых прикладных и сервисных механизмов; составление программы приемочных испытаний системы;
- разработка прикладных и сервисных механизмов, дополняющих возможности типовой конфигурации, включая:
- новые бизнес-процессы;
- динамическое разграничение прав доступа;
- поддержка гибких маршрутов согласования;
- поддержка «заместителей согласующих»;
- специализированные шаблоны уведомлений по электронной почте и автоматический переход к документу по web-ссылке;
- автоматическое перепланирование сроков выполнения задач;
- новая отчетность;
- дополнительные механизмы гибкой настройки бизнес-процессов под будущие потребности предприятия.
Перевод системы в промышленную эксплуатацию состоялся 01 ноября 2012 года.
На момент составления отзыва система успешно эксплуатируется в московском офисе компании. Введено в эксплуатацию 200 автоматизированных рабочих мест (АРМ). Активно используют систему около 100 пользователей.
Ежедневно с помощью системы происходит согласование около 20 договоров.
В результате запуска системы компания добилась сокращения сроков согласования договоров, а также повышения контроля и прозрачности договорной деятельности.
Наибольшую пользу использование АС «Управление согласованиями договоров» принесло работникам:
- Юридического департамента.
- Бухгалтерии.
- Финансового департамента.
- Департамента безопасности.
- Коммерческого департамента.
Планы компании по развитию системы предусматривают:
- ввод с февраля 2013 года созданной системы во всех филиалах компании (около 500 АРМ);
- расширение области применения системы для обработки входящих и исходящих документов.
Надеемся на продолжение сотрудничества с Группой компаний «БизнесРешение» при осуществлении наших планов по дальнейшей автоматизации бизнес-процессов предприятия на платформе 1С:Предприятие.
Руководитель проекта со стороны Заказчика — Демина Людмила Александровна
(8 495 775 6605, Ludmila.Demina@unimilk.ru)
Руководитель проекта со стороны Исполнителя — Кузнецов Олег Владимирович
(8 495 644 3435, kuznecov_ov@clientprav.ru)
Не возражаем против размещения данного отзыва на сайте фирмы «1С».
Директор департаментаИнформационных технологий
ОАО «Компания ЮНИМИЛК»
А. Е. Полищук
