Управление денежными средствами и бюджетное управление в холдинге «Спецремонт»
Управление финансами холдинга
В результате выполнения проекта в крупном оборонном холдинге «Спецремонт» были введены в действие единые автоматизированные деловые процессы: централизованный процесс оперативного управления расходованием денежных средств ДЗО и процесс бюджетного управления ДЗО. Созданная АС «Корпоративное управление расходами» построена на технологической платформе 1С:Предприятие.
Автоматизация делового процесса оперативного управления расходованием денежных средств позволила в режиме реального времени контролировать остатки и управлять движением денежных средств по всем без исключения расчётным счетам и кассам более чем 30 предприятий холдинга. Высокая степень автоматизации данного процесса и реализация в прикладном программном обеспечении всех особенностей бизнес-логики позволили эффективно управлять данным процессом силами всего 3-4 сотрудников управляющей компании. Эти несколько человек держат под своим контролем более сотни расчётных счетов предприятий холдинга, ежедневно управляя и контролируя сотни отдельных платежей и поступлений денежных средств по счетам и кассам предприятий.
При вступлении в силу Федерального закона 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе» система позволила организовать применение режима использования особого счёта для учёта взаиморасчётов по контрактам предприятий холдинга.
Автоматизация делового процесса бюджетного управления позволила вывести на качественно новый уровень планирование хозяйственной деятельности предприятий. В систему заложена экономическая модель деятельности предприятия, оказывающего услуги по ремонту и сервисному обслуживанию автомобильной или бронетанковой техники для воинских частей РФ. С помощью системы проводятся ежеквартальные бюджетные комитеты, посвящённые подведению итогов деятельности предприятия за предыдущий период и утверждению бюджета на следующий бюджетный период. Документы бюджетного комитета и бюджетные показатели полностью готовятся, рассчитываются и согласовываются в системе.
Бюджетирование и учёт затрат дочерних обществ организован в соответствии с законодательством о гособоронзаказе, включая применение раздельного учёта финансового результата (275-ФЗ) и утверждённых статей калькуляции себестоимости (Приказ-200).
01
Предметная область
СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
Данный проект выполнялся в интересах управляющей компании холдинга «Спецремонт».
Холдинг объединяет более 30 предприятий, оказывающих услуги по ремонту и сервисному обслуживанию военной автомобильной и бронетанковой техники.
Предприятия холдинга охватывают всю территорию РФ.
Более 95% выручки предприятий холдинга формируется по гособоронзаказу (ГОЗ).
Основные характеристики Предприятия:
заводов и баз
видов работ
марок техники и модификаций
договоров и контрактов
В качестве объектов автоматизации руководство УК выбрало 2 вида деятельности: 1) оперативное управление расходованием денежных средств предприятий и 2) бюджетное управление предприятиями.
Исходное состояние
Перед началом проекта управляющая компания контролировала только такие расходы, которые велись по расчётным счетам, открытым в рамках основных контрактов головной компании с Министерством обороны. Движение денежных средств по остальным счетам и по кассе предприятий не попадали в зону управления головной организации. Сложившаяся ситуация не позволяла головной организации принимать обоснованные решения по выделению финансирования для дочерних обществ.Перед началом проекта управляющая компания контролировала только такие расходы, которые велись по расчётным счетам, открытым в рамках основных контрактов головной компании с Министерством обороны. Движение денежных средств по остальным счетам и по кассе предприятий не попадали в зону управления головной организации. Сложившаяся ситуация не позволяла головной организации принимать обоснованные решения по выделению финансирования для дочерних обществ.
Перед началом проекта комплект бюджетных документов готовился в виде отдельных файлов электронных таблиц в формате Excel. Качество проработки бюджетных документов оставляло желать лучшего из-за несоответствия учётных систем большинства предприятий требованиям, предъявляемым законодательством по гособоронзаказу. Всё это приводило к недостаточному использованию менеджментом головной организации результатов бюджетных комитетов и бюджетных показателей для управления предприятиями холдинга.
02
Реализация проекта
Приёмочная комиссия
Приёмочная комиссия была сформирована из Руководства головной организации — ОАО «Спецремонт».
Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Постановка задачи
Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:
- Все без исключения движения денежных средств по всем без исключения расчётным счетам и кассе предприятий доступны в оперативном режиме сотрудникам головной организации.
- По каждому платежу и поступлению денежных средств предприятий работникам головной организации доступны сведения о целевом назначении, контрагенте и привязке к договору/контракту.
- Расходы денежных средств предприятий по каждому счёту или иному документу-основанию авторизуются представителями головной организации.
- Взаимодействие дочерних обществ и головной организации при подготовке и согласовании бюджетных документов и бюджетных показателей осуществляется исключительно через систему.
- Система автоматически контролирует качество и полноту отчётных и бюджетных данных предприятий и не позволяет формировать документы, не полностью соответствующие требованиям законодательства по гособоронзаказу (приказ-200, федеральный закон 47-ФЗ).
- Система автоматически выявляет несоответствия между экономическими и финансовыми показателями в различных отчётных и бюджетных документах, а также сравнивает их с показателями в регламентированной отчётности предприятий.
- Утверждённые отчётные и бюджетные документы и показатели дочерних обществ доступны Руководству в любой момент времени.
Основные проектные решения
Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:
- Программно-информационный комплекс автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие.
- Система является полностью централизованной. Вся информация обрабатывается и хранится в единой информационной базе, управляемой ИТ-службой головной организации.
- Доступ представителей дочерних обществ к системе организуется в виде web-интерфейса через интернет-браузер.
- Ключевая нормативно-справочная информация ведётся представителями головной организации.
Критерии успеха
Приёмочная комиссия сформулировала следующие критерии успеха проекта:
(Критерий 1) Представителям головной организации в любой момент времени доступны сведения о каждом платеже и поступлении по каждому расчётному счёту и кассе каждого предприятия, актуальные на конец предыдущего дня.
(Критерий 2) Представителям головной организации в любой момент времени доступны сведения об остатках денежных средств на каждом расчётному счёте и кассе каждого предприятия, актуальные на конец предыдущего дня.
(Критерий 3) Представителям головной организации в любой момент времени доступны сведения обо всех платежах дочерних обществ, осуществлённых без соответствующей авторизации со стороны головной организации.
(Критерий 4) С помощью системы проведены бюджетные комитеты по всем дочерним обществам, подготовлены, согласованы и сохранены в системе бюджетные документы и показатели.
Хронология проекта
Общая длительность жизненного цикла создания АС составила 7 месяцев.
По итогам опытной эксплуатации были выпущены регламенты работы АС, введённые в действие приказом по Предприятию. Релизы АС вводились в действие одновременно во всех дочерних обществах.
В результате внедрения создано около 200 автоматизированных рабочих мест.
03
Достигнутые результаты
В итоговой оценке эффективности АС, Руководство предприятия высоко оценило достигнутые на проекте бизнес-результаты.
Автоматизированный деловой процесс оперативного управления денежными средствами заработал в полном объёме со дня развёртывания системы.
Автоматизированный деловой процесс бюджетного управления за 2 следующие недели после запуска системы позволил выявить объективную и доступною всем заинтересованным лицам картину состояния учётных систем на предприятиях. С этого момента началась работа по приведению учётных систем дочерних обществ к требованиям законодательства по гособоронзаказу. Для двух предприятий было подтверждено соответствие их систем учёта требованиям законодательства.
Вот некоторые из результатов создания АС:
До создания АС
ПОСЛЕ создания АС
04
Отзыв
Отзыв о внедрении системы
Холдинг «Спецремонт» является субхолдингом корпорации «Оборонсервис» и осуществляет гарантийное и сервисное обслуживание, модернизацию, ремонт и утилизацию техники в интересах Вооруженных Сил Российской Федерации, государственных и иных заказчиков, включая иностранных, а также внедрение новых технологий и разработок в данной области. В состав холдинга входят 33 производственных предприятия, расположенные в разных регионах РФ и, в совокупности, охватывающие своей деятельностью всю территорию России.
Являясь головной организацией холдинга (УК), ОАО «Спецремонт» поставил перед собой задачу построения эффективной системы корпоративного управления, специально ориентированной на управление предприятиями, основной деятельностью которых является ремонт и сервисное обслуживание автомобильной и бронетанковой техники, а также объектов инфраструктуры Министерства обороны РФ, выполняемой преимущественно в рамках гособоронзаказа.
К концу 2013 года руководство ОАО «Спецремонт» пришло к выводу о необходимости применения при решении задач корпоративного управления современных информационных технологий, позволяющих существенно повысить качество информации для принятия решений в области управления расходами дочерних обществ. Руководство приняло решение реализовать проект создания в холдинге автоматизированной системы «Корпоративное управление расходами» (АС КУР).
В результате проведённого конкурса в качестве партнёра по реализации проекта была выбрана Группа компаний «БизнесРешение», имеющая большой опыт создания автоматизированных систем управления предприятиями ВПК РФ на базе технологической платформы 1С:Предприятие.
Помимо опыта работы на решение конкурсной комиссии повлияли другие преимущества конкурсной заявки ГК «БизнесРешение», а именно:
- гарантии успешного выполнения проекта строго в рамках исходного договорного бюджета и исходных договорных сроков;
- бессрочная гарантия на создаваемые в рамках проекта компоненты АС;
- наличие чёткого изложения концептуального видения будущей АС;
- предложенный в проекте договора сценарий внедрения АС в несколько релизов с возможностью пересмотра исходных требований Заказчика по итогам проведения опытной эксплуатации релизов АС.
Проект стартовал в апреле 2014 года. Завершение проекта было запланировано на декабрь 2014 года (8,5 месяцев).
В результате совместной проработки резервов повышения эффективности корпоративного управления холдинга в качестве объектов автоматизации были выбраны следующие виды управленческой деятельности ОАО «Спецремонт»:
- Бюджетирование ДЗО.
- Оперативное управление расходованием денежных средств ДЗО.
Были установлены следующие бизнес-цели проекта:
- Внедрить автоматизированную систему бюджетного управления ДЗО с единым централизованным механизмом подготовки и проведения бюджетных комитетов (годовых, квартальных).
- Внедрить централизованную автоматизированную систему оперативного контроля денежных средств ДЗО, охватывающую: все без исключения банковские счета и кассу ДЗО; расчёты ДЗО со всеми без исключения контрагентами/организациями/лицами по всем без исключения договорам/контрактам.
В рамках реализации проекта ГК «БизнесРешение» выполнила следующие работы:
- детальное описание видов деятельности, ставших объектами автоматизации;
- разработка технических заданий на создание релизов АС;
- разработка прикладной конфигурации АС на платформе 1С:Предприятие 8;
- подготовка релизов АС к вводу в эксплуатацию, включая первоначальное наполнение информационной базы АС нормативно-справочной информацией и обработку исходных данных;
- разработка компонентов организационного обеспечения, включая:
- разработку проектов организационно-распорядительной документации холдинга, относящейся к области действия создаваемой АС (приказы, регламенты);
- выпуск инструкций для персонала АС;
- обучение и консультирование пользователей АС, организация их работы;
- консультационно-техническая поддержка ИТ-службы ОАО «Спецремонт»;
- аудит эффективности создаваемой АС;
- управление планом и результатами проекта.
Первый релиз АС был развернут 16 июня 2014 года. 26 июня 2014 года в АС был зарегистрирован первый электронный документ ДЗО, а к 01 августа 2014 года в АС уже активно работали 26 из 33 ДЗО.
Всего в рамках проекта было создано 4 релиза АС, последний из которых был введён в эксплуатацию 28 ноября 2014 года.
С 24 октября 2014 года был в полном объёме запущен автоматизированный процесс оперативного управления денежными средствами ДЗО, а 26 ноября 2014 года в рамках проведения бюджетного комитета по итогам 9 месяцев 2014 года стартовали заслушивания представителями УК проектов бюджетов ДЗО, полностью свёрстанных в АС КУР.
05 декабря 2014 года была выпущена итоговая оценка эффективности АС, созданной на проекте. В тексте итоговой оценки эффективности приёмочная комиссия АС изложила следующие свои выводы (цитируется по тексту):
<...>
Подведя итоги реализации проекта создания АС КУР, приёмочная комиссия пришла к следующим ключевым выводам.
- ОАО «Спецремонт» достигло всех установленных целей проекта создания АС КУР. <...>
- К моменту завершения проекта все 33 ДЗО стали пользователями АС КУР, а ОАО «Спецремонт» сумело с помощью АС КУР организовать непрерывное унифицированное взаимодействие с ДЗО по области действия АС.
- На момент составления настоящего заключения приёмочная комиссия констатирует факт состоявшегося перевода созданной АС КУР в промышленную эксплуатацию в соответствии с её проектным назначением.
- К моменту завершения проекта созданная АС КУР превратилась в неотъемлемую часть корпоративной системы управления холдинга «Спецремонт», а её компоненты приобрели статус необходимых частей организационно-технической инфраструктуры управления предприятиями холдинга «Спецремонт».
- Представители приёмочной комиссии, являясь ответственными лицами ОАО «Спецремонт», продолжат эксплуатацию АС КУР, считая её эффективным инструментом исполнения возложенных на них обязанностей по управлению ДЗО, и обеспечат дальнейшее применение созданной АС по всей её области действия.
- Приёмочная комиссия констатирует, что в результате внедрения АС КУР ОАО «Спецремонт» существенно повысил свои компетенции головной организации холдинга.
- Приёмочная комиссия рекомендует Руководству принять решение о развитии АС КУР с целью расширения области её применения для реализации задач корпоративного управления, а также дальнейшей оптимизации запущенных на проекте автоматизированных деловых процессов.
<…>
На момент составления данного отзыва в АС КУР активно работает 190 пользователей, включая 165 пользователей со стороны ДЗО и 15 пользователей со стороны УК.
Подводя итог, считаем, что решение конкурсной комиссии по выбору ГК «БизнесРешение» в качестве исполнителя проекта создания АС КУР оказалось верным и позволило достигнуть поставленных бизнес-целей. ГК «БизнесРешение» полностью выполнила заявленные обязательства, подтвердила свою репутацию надёжного партнёра по созданию автоматизированных систем управления организациями, свой опыт по предметной области проекта и высокий уровень технических компетенций.
Особого внимания заслуживает проектная технология ГК «БизнесРешение», применение которой сделало реализацию проекта прозрачной для всех заинтересованных лиц. А в части выпуска документации проекта и дальнейшей работе с ней ГК «БизнесРешение» превзошла ожидания представителей нашей компании.
Планы нашей компании по развитию системы корпоративного управления холдинга «Спецремонт» предусматривают дальнейшее внедрение современных информационных технологий в процессы корпоративного управления. А в качестве наиболее приоритетного способа внедрения информационных технологий мы рассматриваем дальнейшее развитие созданной на проекте АС КУР.
Надеемся на продолжение сотрудничества с Группой компаний «БизнесРешение» при осуществлении наших планов по дальнейшей автоматизации процессов корпоративного управления предприятиями холдинга «Спецремонт».
Рекомендуем ГК «БизнесРешение» в качестве надёжного партнёра отечественных компаний по созданию автоматизированных систем управления организациями. Не возражаем против использования ГК «БизнесРешение» данного отзыва для продвижения своих услуг и компетенций.
Заместитель генерального директора — руководитель департамента
экономики и финансов ОАО «Спецремонт»
С. А. Митрошин
